GEAR version 3

Embedded Scribd iPaper - Requires Javascript and Flash Player
 
Postgraduate Medical and Dental Education  for Kent, Surrey & Sussex     Dean Director  Professor David Black    Head of Education  Professor Zoë Playdon     
Local Academic Boards & Local Faculty Groups 
GEAR: Graduate Education and  Assessment Regulations 
Gearing Up for Patient Safety 
 
 
 
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
0
Contents  
Introduction to Third Edition  Guide to the Amendments to second Edition of GEAR  Local Academic Board GEAR    Regulations                                                                                                         1   4    6 
LAB Annual Audit and Review     
                                               
               17 
Local Faculty Group GEAR    Regulations   
                            27                              36                                                         54                 71                 39                 46 
South Thames Foundation School Faculty Group Minute template  Local Academic Board Minute Template  LFG Handbook generic template                           
Annual Audit and Review templates and models    Foundation  Specialty              
  
General Practice   
 
 
 
 
 
 
             
              88 
               
       
APPENDICES 
 
       
 
                      
 
 
Appendix 1: KSS Quality Management Overview      Appendix 2: Educational Supervision         i. QESP: Qualified Educational Supervisor Programme           Appendix 3: LAB GEAR Roles and Responsibilities of       London Deanery and KSS Working Together      Appendix 4: GEAR Mapping Document against PMETB     Generic Standards for Training (September 2009)       Appendix 5: LFG GEAR mapping against PMETB       Standards for curricula and assessment systems (July 2008)       Appendix 6: GUIDANCE FOR DOCUMENTATION:       Local Faculty Groups (Post Foundation)(Re. Handling   of Trainees in Difficulty) Record Keeping           List of abbreviations and references  
               107                               116                  124                 125                 126 
 
 
 
 
 
 
 
                           134 
 
 
 
         
             147 
 
 
 
 
             149 
 
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
1
Introduction to the Third Edition 
These Graduate Education and Assessment Regulations (GEAR) are published as the Postgraduate Deanery  for Kent, Surrey and Sussex’s response to the National Framework for Postgraduate Medical Education  and Training.  
Local Faculty Groups 
Kent, Surrey and Sussex (KSS) Deanery’s response to the introduction of the Foundation Programme was  to organise Local Faculty Groups (LFGs) in each Local Education Provider (LEP). All of the people involved  in providing the new Foundation Programme in each LEP were brought together as a learning set,  facilitated by a KSS Education Adviser, for five half‐day meetings. Their task was to write their local  curriculum for the Foundation Programme, showing who would be teaching what, how assessment and  supervision would be carried out, what the rights and responsibilities of learners were, and mapping the  progress of the learner from first contact with their employer to leaving post. The focus for this work was  the production of a local Student Handbook, and the creation of three annual LFG meetings, at which the  progress of every Foundation doctor is reviewed and the educational development needs of their teachers  are considered.  As the new Modernising Medical Careers (MMC) national curriculum frameworks were produced by Royal  Colleges, so a similar process was used to set up LFGs for Surgery, Medicine, and the other Specialties in  turn. Up to that point, KSS Education Advisers had attended LFG meetings to provide professional support  and input. In phase two of the development of the KSS GEAR system of governance, Consultant Education  Advisers have been appointed and allocated to LFGs. These educational specialists further support the  consolidation of LFGs. The LFG then provides the first tier of local accountability for postgraduate medical  education and an effective unit for its management in LEPs.  
Local Academic Boards 
Building on existing local Medical Education Committees, we developed the concept of a Local Academic  Board (LAB) to which the LEP’s LFGs would report. The LAB also meets three times a year, and receives  reports from each LFG. The LAB is the senior LEP forum for medical education, chaired by the Director of  Medical Education (DME), and with the Medical Education Manager (MEM) performing the Registry  function traditionally carried out by senior university professional staff. To ensure engagement with the  LEP’s clinical and managerial agendas, the LAB includes the Medical Director, Library and Knowledge  Services Manager, Human Resources Director and Director of Finance and IT in its membership, as well as  a postgraduate doctor representative and a lay member. The efficiency of this unit of management means  that it is possible for KSS to send an Education Adviser and a Dean to each LAB meeting, so that there is  regional expertise on hand within the meeting to provide advice and to support problem solving.  Reflecting the agenda of the LFGs, the LAB actions or signs off both the satisfactory progress of  postgraduate doctors and the learning needs that Faculties have identified for themselves. 
Governance structure 
In practice, therefore, LFGs provide the first line of academic management for postgraduate doctors, and  supply any additional support or remediation that is needed by their learners. The LAB oversees these  activities, while providing an immediate point of referral for any special circumstances. Consideration of  special circumstances, and decisions about the appropriateness of action to be taken, are carried out with   
 
the full knowledge and engagement of both the LEP’s senior management and the immediate advice of  the Deanery. In this way, a local remedy can be applied to any problem area; KSS has immediate  awareness of any unusual circumstances; and the KSS Head of School for Foundation or a particular  Specialty becomes involved only when it is necessary and appropriate. At all stages, everyone – learner,  teacher, employer, School – has a clear communication route and awareness of action taken. 
GEAR 
Once the principle of a LAB had been agreed with our DMEs and MEMs, in order to provide a coherent  approach across the Deanery, and to ensure clarity of communication channels, we produced the GEAR,  which are contained in this document. A detailed exercise was carried out to map the GEAR to the  Standards for Training provided by the Postgraduate Medical Education and Training Board (PMETB) and  by the General Medical Council (GMC); to the PMETB’s Quality Assurance of the Foundation Programme  requirements; to the NHS Litigation Authority (NHSLA) Risk Management Standards for Acute Trusts; and  to the Care Quality Commission (CQC’s) Annual Health Check. This provided the educational governance  required by MMC, made an explicit link with clinical governance, and demonstrated the material benefits  available to LEP Chief Executives who invest in high‐quality education.   The title, GEAR, new to Postgraduate Medical Education and Training (PGME) but long‐standing in  mainstream higher education, reflects the document’s nature; it prescribes formal requirements for the  local academic management of a graduate programme of study. The regulations thus provide a link into  the language and processes of university education, reflecting a desire for better articulation between  undergraduate and postgraduate medical education. However, it has also been written as a generic  document, which could be applied to other, non‐MMC areas of education, and some KSS LEPs have  already created a LFG for undergraduate medical education, reporting to the LAB, as a means of  streamlining and gathering together all of their medical education under one academic umbrella.  
Financial and organisational implications 
There are, of course, financial and organisational implications to introducing GEAR, and in particular, we  have had to make provision for administrative support for LFGs, with their administrators being managed  by MEMs. The cost of quality, however, is always less than the cost of no quality, and the benefits –  ensuring that KSS patients, their families and their carers are attended by doctors who are competent to  provide care; reducing clinical risk for LEPs; and making sure that our learners get the best possible  education – provide rewards that far outweigh that investment.   n.b.We use the term ‘Postgraduate Doctors’ to cover all those learners whose progress is managed by  our LFG structures. 
Acknowledgements 
All of our work comes about through a collaborative process, in which many people, including the authors,  participate. As GEAR has developed and embedded, we have benefited from the best practice developed  by our GP Deanery and by our Foundation School. These contributions, the longer‐term experience of the  Foundation Programme, and the maturely developed contexts of Primary Care, have been invaluable in  developing GEAR to a third edition and are gratefully acknowledged. We should also like to acknowledge  the contribution of our academic colleagues, including David Wood, and the alumni of our Master of Arts  (Clinical Education) programme, who provided the intellectual and professional debate that informed the  creation of GEAR; our Dean Director, Professor David Black, our Deputy Dean Secondary Care, Dr Kevin   
 
Kelleher, and their teams of Deans and Heads of School, who supported this innovative trajectory of  development; and above all, the MEMs and their DMEs, the ‘ancient reluctant conscripts’ of Carl  Sandburg’s poem, who joined us willingly on another voyage, through another portal of discovery.  Professor Zoë Playdon, Head of Education  Dr Pam Shaw, Deputy Head of Education 
 
 
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
4
Guide to the Amendments  to the Second Edition of GEAR 
This revised edition of the GEAR responds to the following PMETB publications, which collectively form  the National Framework for Postgraduate Medical Education and Training:   Standards for curricula and assessment systems (July 2008)   Generic standards for training (September 2009)   Standards for deaneries (July 2008) (where appropriate)   Standards for Foundation Training  LEPs across the region have successfully embedded the new system of educational governance proposed  by the GEAR (2008) and this third edition will help to enhance and streamline practice ‘in the field’ across  the KSS region.  The relationship of GEAR to Contract review.  KSS has revised the Contract Review process in 2010.    GEAR describes how LEPs should quality manage the processes of complying and being  accountable for their LEP contract with KSS for PGME.   Contract Review describes the contractual obligations and how they will be reviewed annually.  Both Contract Review and the GEAR align with and are mapped against GMC requirements for  PGME.  

The  evaluation of GEAR (1/2009) undertaken by Professor Della Fish acknowledged the substantial  strengths of GEAR as a quality management process. We have incorporated several of the  recommendations from the Evaluation in this edition, such as providing guidance for areas colleagues may  wish to comment upon in the Annual Audit and Review sections.  Key changes within this new version of GEAR are as follows:   We have divided GEAR into two sections. Section 1, GEAR itself, is a shorter document  containing the  regulations for LABs and LFGs across the region. The second section comprises a bundle of Appendices.  These include pro‐forma templates for various quality processes and supporting information. This  second section comprises, therefore, the resources and paperwork colleagues will need in order to  comply with the regulations.   The mapping of LAB terms of reference with the new PMETB Generic Standards for Training (Sept  2009). All other documents – including templates for Annual Audit and Review and the model Training  Handbook ‐ are updated in line with the most recent versions of GMC standards.  All of this is also  matched to the prescribed format of the KSS Annual Report to GMC.   The mapping of the LAB’s work to the Care Quality Commission’s latest inspection guides and their  related Department of Health core standards (June 2009).   the Mapping of the LAB’s and the LFG’s work to the Third Edition of the PMETB Gold Guide to  Postgraduate Training (June 2009)   The incorporation into GEAR of quality management processes for KSS Library and Knowledge Services.   The incorporation into GEAR of quality management processes for KSS Pharmacy education.   
 
 Each year every LFG must complete the LFG Annual Audit and Review. This is due at KSS at the latest by  the date (see Calendar below) published by the Deanery for that current year, as is the LAB Annual  Audit Review. These documents should be sent to the Quality Office at quality@kssdeanery.ac.uk   An electronic copy of GEAR along with the LFG AAR and LAB AAR Templates can be found under the  documents section at: http://www.kssdeanery.org/resources.php      
A guide to working with GEAR 
Colleagues in the field will find different ways of working with GEAR documentation, according to their  role within the system of educational governance. The following, however, is a suggested timeline and  guide to working with GEAR that will ensure that essential meetings and the generation of documentation  follow the rhythm of the Postgraduate Doctors’ academic year. Please note that there has been  consistently good practice in agenda‐setting and minute‐taking within many LFGs and therefore we have  not found it necessary to provide a template for these within this edition of GEAR. However, centres  wishing to follow a model for agendas and minutes might wish to refer to those provided by the South  Thames Foundation School, which all Foundation LFGs must employ within their meetings. 
Educational Governance Academic Year Calendar (August to July)  
August:   LAB receives and finalises dates for LFG meetings   Dates of LAB meetings published   Postgraduate Doctors’ Handbooks distributed at induction   Postgraduate Doctors’ Representatives elected  November  December  March/April   LFG Meeting 1 sends minutes to LAB 1   LAB Meeting 1   LFG Meeting 2 – sends minutes to LAB 2    LAB Meeting 2  May  Late June  By 15 July  By end of July   LFG Meeting 3 sends minutes and LFG AAR to LAB 3   LAB receives all LFG AARs for finalisation   LAB sends LAB AAR and LFG AARs to Quality Office quality@kssdeanery.ac.uk  Review and finalise actions to take forward from LAB and LFG AARs for the  forthcoming academic year in relation to implementation of curricula   Finalise handbooks for forthcoming academic year 
 
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
6
Graduate Education and Assessment Regulations  for Local Academic Boards 
1  Purpose and scope  
1.1    This document describes the arrangements (procedures, policies and organisation) within  KSS LEPs (health authorities, NHS Trusts, GP practices, charitable and independent  sectors), which ensure that Postgraduate Doctors and Pharmacists receive education and  training that meets local, national and professional standards for PGME1.   LABs fulfil the educational governance function for LEPs of postgraduate medical    education in the KSS Deanery region. They undertake the quality control of postgraduate  medical training programmes in order to ensure patient safety2.   
1.2  
1.3               KSS LABs undertake their work in accordance with the following principles:     to serve the rights and interests of patients, their families and their carers;  to serve the rights and interests of KSS LEPs and other employers;  to uphold the rights, entitlements and interests of the doctor in training and of the  faculty which educates them. 
2  LAB remit and terms of reference 
2.1    LABs monitor and oversee the quality of training programmes provided by LFGs, currently  including Foundation/Specialty and educational structures as agreed. They are the  centralised conduit of communication, about PGME and training, between NHS Acute or  Community‐based Trusts, the KSS Deanery and its Foundation/Specialty Schools, including  mandated relationships with neighbouring Deaneries. Within their LEP, they are the locus  both for quality control of PGME and for Local Foundation/Specialty Faculty development  and quality enhancement. As such they would expect to receive and consider the  implications of the annual KSS Specialty School reports.  LABs meet formally three times a year. They receive and consider audit and review and  other regular reports on programmes of PGME from LFGs. They audit, accept them and  offer advice before forwarding them to the Schools and Deanery. They have the authority  to require changes in the local delivery of programmes of PGME in line with PMETB  Generic standards for Training (Sept 2009) and appropriate PMETB Standards for curricula  and assessment systems (July 2008). They may initiate LEP internal reviews of  programmes of PGME and may set up and monitor quality enhancement projects,  establishing sub‐committees and steering groups as appropriate.   LABs host and manage quality assurance and management visits to the LEPs, most notably  KSS Deanery Contract  Review, specialty quality visits, and also, as required, monitoring  and visits on behalf of GMC and as part of the Care Quality Commission’s Annual Health 
2.2 
2.3  
                                                            
1 2
 PMETB Quality Framework (July 2008).   This governance may include mandated relationships with neighbouring Deaneries. See 2.1 below 
 
 
Check3. In this last respect, the work of the LAB addresses the following Department of  Health Core Standards contained in the CQC’s  guidance for NHS trusts;   C1a Healthcare organisations protect patients through systems that identify and learn from all  patient safety incidents and other reportable incidents, and make improvements in practice based on  local and national experience and information derived from the analysis of incidents.  C5b Healthcare organisations ensure that clinical care and treatment are carried out under  supervision and leadership.  C11a Healthcare organisations ensure that staff concerned with all aspects of the provision of  healthcare are appropriately recruited, trained and qualified for the work they undertake  C11b Healthcare organisations ensure that staff concerned with all aspects of the provision of  healthcare participate in mandatory training programmes.  C11c Healthcare organisations ensure that staff concerned with all aspects of the provision of  healthcare participate in further professional and occupational development commensurate with their  work throughout their working lives.    2.4  The LAB’s day‐to‐day executive work is most commonly carried out by the LEP’s MEM in  the role of Academic Registrar  and the LAB is normally chaired by the DME or equivalent  clinician who is ultimately responsible for the probity of the LAB’s functions.   These LAB regulations adopt broadly the same format as those for LFGs. They are cross‐ referenced to the GMC Domains and Standards and, where relevant, to the MMC Gold  Guide 3rd edition (2009). The LAB GEAR are also mapped to the NHSLA Risk Management  Standards for Acute Trusts, Primary Care Trusts and Independent Sector Providers of NHS  Care (2009/10) ‐ notably 2.4: Supervision of medical staff in training ‐ and to the KSS  Deanery’s GEAR for LFGs.  The LAB is subject to the quality control requirements of PMETB, the CQC, KSS Deanery  and the relevant LEP.   Additionally the LAB must facilitate the quality management process for Library and  Knowledge Services in the LEP.    This will include an annual KSS verification visit which is  part of the KSS Contract Review process. It will take place during a day visit to LKS in the  LEP, by a verification team. The team will scrutinize the Quality Manual and discuss  notable practice and exceptions with the LEP Head of LKS and other staff as appropriate.  The content of the quality manual, the verification team’s report and the evidence  provided as part of the LAB Strategy informs the LEP’s Contract Review.  Going forward, to  avoid duplication, this process is expected to align as far as possible with the NHS Library  Quality Assurance Framework (2010). In this way the procedure can satisfy both national  and local LKS requirements in one quality management process. The outcomes of the  review must be summarized in a report and presented to Contract Review in the LEP.  
2.5  
2.6   2.7 
                                                            
3
 CQC Inspection guides and their related Department of Health core standards (June 2009) 
 
 
In addition the Head of LKS for KSS (or a designated proxy) will attend the LEP’s annual  contract review meeting.    2.8   The quality management processes for Pharmacy Education across KSS are aligned with  GEAR. These processes apply to the programme for Pre‐registration Pharmacists,  Pharmacy Technician training and Pharmacists taking their PG Diploma.  The quality control of Pharmacy education in each LEP will be the responsibility of a  Pharmacy Local Faculty Group, normally chaired by the Chief Pharmacist in the LEP. A  Pharmacy LFG may not be viable or cost efficient in small trusts or those with a small  number of Pharmacists and/or individuals in training. In such cases the Chief Pharmacist  may report directly to the LAB and conduct quality control processes within LAB agendas.  The decision on whether this is appropriate rests with the Pharmacy Workforce Lead who  will consult with the relevant LAB Chair. Pharmacy Education must comply with the  standards and provisions of the General Pharmaceutical Council (2010). These standards  and provisions must be the basis of the GEAR annual audit and review produced by the  Pharmacy LFG. Additionally the Pharmacy Workforce Manager may from time to time  specify local KSS regulations and provisions which must be addressed in the Pharmacy LFG  audit and review.    Through the work of LFGs, the LAB ensures adherence to the curriculum requirements of  the Royal Colleges via the GMC and the Foundation/Specialty Schools. The LAB has the  following functions which are listed below: 
2.9  
 
3 
Domains for quality control  
The LAB’s role is to monitor, oversee and be responsible for all general issues of  educational governance related to PGME in the LEP. This will require the LAB to meet the  requirements of the PMETB Standards for curricula and assessment systems (July 2008)  and PMETB Generic standards for training (Sept 2009) in conjunction with the LFGs within  their remit. LABs are therefore required4: 
Domain 1 Patient Safety  
To oversee  the work of LFGs in monitoring the duties, rotas (1.5), working hours (6.9), handovers (1.6)  and supervision (1.2, 1.3) of postgraduate doctors in order to assure themselves that training programmes  are consistent with the delivery of high quality, safe patient care (1.1), including consent (1.4)5.   
Domain 2 Quality Management, review and evaluation 
To supervise the LEP’s quality control of PGME by:  a) monitoring  compliance with PMETB’s statutory codes, policies, processes, domains and  standards;   b) managing  the annual KSS Deanery Contract  Review process and specialty hospital visits;                                                              
4
 This remit is cross‐referenced to the September 2009 PMETB Generic Standards for Training; see figures in brackets for details. n.b. Some  functions described in the domains, for example the publication of recruitment statistics, are carried out by KSS Deanery or Royal Colleges.   In line with the provisions and exceptions relating to ‘duty of care’ of the Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act of 2007. 
5
 
 
c) overseeing  the LFGs’ relationship with professional and statutory education and training bodies  and agencies (such as Foundation/Specialty Schools, the General Pharmaceutical Council and  Royal Colleges);   d) maintaining communication on quality with the LEP management and KSS Deanery;   e) through the work of the LEP Human Resources department, monitoring compliance with the  EWTD, Data Protection Act and Freedom of Information Act (2.1).   
Domain 3 Equality, diversity and opportunity 
a) To receive and consider  information from LFGs about reasonable adjustments to programmes to  accommodate flexibility for postgraduate doctors (3.3) and those with disabilities, special  educational or other relevant needs (3.4);  b) through the work of the KSS Medical Staffing and the LEP Human Resources department, to  ensure that LFG training programmes’ comply with employment law, the Disability Discrimination  Act, Race Relations (Amendment) Act, Sex Discrimination Act, Equal Pay Acts, the Human Rights  Act and other equal opportunity legislation that may be enacted and amended in the future (3.1).   
Domain 4 Recruitment, selection and appointment 
a) To receive and consider KSS Deanery, LFG‐ and LEP reports and information about recruitment,  selection and appointment processes;   b) to monitor the composition of LFG selection panels to ensure they consist of persons who have  been trained in selection principles and processes and include a lay person (4.4, 4.5).   
Domain 5 Delivery of approved curriculum including assessment 
a) To satisfy itself that the academic curricula provided by the LEP meet the requirements and  standards set by Medical Royal Colleges/Faculties, Foundation and Specialty training programmes;   b) to receive and consider LFG four‐monthly reports and annual programme audit and reviews,  offering advice and referring issues to the relevant KSS Deanery Foundation/Specialty School and  other Deaneries as agreed in Service Level Agreements between KSS and partner Deaneries, as  appropriate;  c) to consider periodical reports from LKS.  d) to monitor and develop the work of LFGs in order to supervise the quality of teaching and ensure  that specialty staff have the practical experience to support acquisition of competence and skills  (5.1, 6.10) as set out in the approved curriculum and that they provide regular feedback to  postgraduate doctors (5.9);  e) in liaison with Foundation/Specialty Schools and KSS to monitor academic appeals procedures and  to monitor the conduct and outcomes of ARCP appeals conducted by Schools (see the PMETB  Gold Guide 2009 7.24ff).  
  Domain 6 Support and development of trainees, trainers and local faculty 
a) To establish, publicise, monitor and manage systems by which postgraduate doctors feedback, in  confidence, their concerns and views about their training and education experience to an  appropriate member of local faculty (6.7);  b) to ensure that LFGs maintain Foundation/Specialty Careers leads who will make certain that  postgraduate doctors receive career advice and support as appropriate and to monitor the LFGs in  maintaining, developing and appraising the Foundation/Specialty Careers leads (6.8);   
 
c) to ensure intervention if postgraduate doctors are subjected to, or subject others to, behaviour  that undermines their professional confidence or self‐esteem (6.11);  d) to ensure that those following an academic path, are in flexible programmes of academic  training allowing multiple entry and exit points throughout training (6.24);   e) to monitor the provision of specialist training in supervision, including qualifying Clinical and  Educational Supervisors through the KSS Deanery programme and ensuring attendance at  triennial diversity and equality training (PMETB Gold Guide 2009 7.18) and to ensure that all  supervisors, trainers and assessors have completed relevant training;  f) to monitor the appraisal of supervisors such that they encourage their supervisees to take  responsibility within the context of clinical governance and patient safety (6.25);    g) to monitor the performance of trainers, in particular their use of assessment tools, their  understanding of portfolios (hard copy or electronic) and progress by postgraduate doctors  (6.26), their ability to conduct constructive progress reviews, feedback, advice on career  progression, response to concerns (6.27), integration of learning and teaching into service  provision (6.28), liaison with other trainers to share good practice (6.29) and knowledge and  compliance with the GMC regulatory framework for medical training (6.34);   h) to manage and monitor resources so that trainers have adequate support, time and resources  to undertake their training role (6.30, 8.3) that there is a suitable ratio of trainers to trainees,  that there are physical resources such as meeting rooms, AV equipment (8.5) and, where  stipulated in PMETB‐approved curricula, such resources as clinical skills centres or ‘wet labs’  (8.4);  i) if relevant, to ensure GP trainers are trained and selected in accordance with the General and  Specialist Medical Practice (Education, Training and Qualifications) Order 2003 (6.33).   
Domain 7 Management of education and training 
a) To conduct periodic internal programme reviews and host and manage external reviews of  training programmes to ensure that they meet relevant standards;  b) to audit their own LAB processes on an annual basis and to provide a short summative report to  the Deanery;  c) to share good practice and learn from other LABs;  d) to initiate quality enhancement projects, special interest groups (SIGs) and foster collaboration  among training programmes;  e) to advise on such other matters as the LEP or KSS Deanery may refer to the LAB;  f) to ensure that all those with a role in the management of education and training are familiar with  GEAR and its detailed provisions (7.1, 7.2);  g) to monitor the prevalence and progress of Trainees in Difficulty (TiD) through the LFG Reports and  to oversee processes for identifying, supporting and managing Trainees in Difficulty (7.3);  h) to monitor the attendance and engagement of those involved in administering and managing  training and education at LEP level, through the LFG and quality processes (7.5);   i) to advise and liaise with other LEP Educational bodies.   
Domain 8 Educational resources and capacity 
a) To advise on and make representations about the distribution of resources necessary to maintain  the educational capacity of the LEP and any unit offering training posts/programmes and locally‐  
 
appointed trust posts so as to accommodate the practical experiences required by the curriculum,  along with the educational requirements of all health care professionals in the same unit (8.1);  b) through the  finance/IT and LKS functions of the LEP, to maintain access to educational facilities  (including Library and Knowledge Services) and resources (including access to the Internet in all  workplaces) of a standard to fulfil the KSS Education Contract and enable trainees to achieve  the outcomes of the programme as specified in the approved curriculum (8.2, 8.5). 
     
 
To review and, where appropriate, act upon outcomes of assessments and exams for each  programme and each location benchmarked against other programmes. 
Domain 9 Outcomes 
 
 
  
4 
Membership of LABs/Roles and responsibilities 
n.b. The membership is configured so that it has the collective expertise and authority to address the  PMETB Generic Standards for Training (Sept 2009).   DME or equivalent clinician (Chair)   Academic Registrar    Library and Knowledge Services Manager    IT Representative    Medical Director   LEP Human Resources   LEP Finance   Senior LEP Pharmacist    Representatives of LFGs as appropriate    Representative of Postgraduate Doctors    Representative of the KSS Education Department   KSS Associate Dean   Lay representative selected by LEP  to represent the patient’s perspective   Co‐optees at the Chair’s discretion  Roles and responsibilities   Academic Registrar – This title reflects the role of overseeing the implementation of the regulations as  described in the Introduction.  It is a role most commonly undertaken by the MEM in the LEP.   Library and Knowledge Services Manager ‐ to advise on all library and knowledge services and their  management issues as they affect PGME and the business of the LAB and contribute to its broader  discussion and decision making.   IT – to advise on all aspects of IT as they affect PGME and the business of the LAB and contribute to its  broader discussion and decision making (IT may be encompassed by the LKS Manager).   Medical Director – to advise on all aspects of Clinical Governance as they affect  PGME and the  business of the LAB and contribute to its broader discussion and  decision making.   Human Resources – to advise on all aspects of HR as they affect PGME and the business of the LAB and  contribute to its broader discussion and decision making.   Finance – to advise on all aspects of Finance as they affect PGME and the business of the LAB and  contribute to its broader discussion and decision making.   KSS Education Rep.– to provide educational externality and to advise on all teaching, learning and  educational management issues as they affect PGME and the business of the LAB and contribute to its  broader discussion and decision making.   Associate Dean – to provide Clinical externality and to advise on all medical workforce and school‐ based issues as they affect PGME and the business of the LAB and contribute to its broader discussion  and decision making. 
 
 
 n.b. The Head of Library and Knowledge Services (LKS) for KSS (or a proxy) has the right to attend any  LAB so as to be present for any agenda item or issue generic or relevant to the provision of LKS in the  KSS region. The LAB Chair or the Head of LKS or the LEP Head of LKS may request this, and the LAB  Chair, local Head of LKS in the LEP and MEM will be informed about the attendance of the Head of LKS,  normally at least two working days before the LAB meeting.     
5 
Procedural Regulations for LABs 
The LAB retains the overall responsibilities defined in its terms of reference (see 2 above). However, it  may delegate specific activities and authorities as it considers appropriate to enable it to fulfil its  responsibilities.  Meetings and agendas  i. ii. iii. iv. LABs will meet a minimum of three times a year. There must also be provision for  convening extraordinary meetings (see below).  Meetings must be convened by the Academic Registrar.  The Academic Registrar should ensure that agendas and papers are circulated to all  members to arrive at least three days before the meeting.   The Chair, with the Academic Registrar, should plan an annual schedule of standing  agenda items, so that the LAB can monitor the provision of LKS, promptly manage and  control the cycle of LFG Annual Audit and Reviews, Contract  Review, production and  monitoring of the Action Plan and of the Quality Manual and LAB strategy documents. The  annual schedule should be approved by the LAB. These documents feed in to the LAB  Annual Audit and Review.  If a LAB agenda item, decision or discussion causes a conflict of interest for a member of  the LAB, it is the absolute responsibility of the LAB member in question to declare that  interest and, normally, to withdraw for the duration of the item.  Because one LAB member is a representative of Postgraduate Doctors, there must be a  LAB provision for ‘closed business,’ i.e. items to be discussed and/or decided after this  representative has left at the end of the meeting.   LABs may make provision for extraordinary meetings. Academic Registrars may convene  these to discuss single urgent agenda items, which the LAB need to discuss before its next  scheduled meeting. For the Academic Registrar to convene an extraordinary meeting  either at least three LAB members must request this in writing or the Chair must request it.  The Academic Registrar should ensure that notification of the date, time, venue and item  to be discussed in the extraordinary meeting is circulated to all members to arrive at least  three days before the meeting. 
v.
vi.
vii.
Minutes  viii. The Academic Registrar (or his/her nominee as agreed by the DME) should normally  arrange for minutes of the meetings to be taken. These must include action points and  timetables for action.   Formal minutes of meetings must be taken and distributed to members within two  working weeks of each meeting. Copies of the minutes must be sent electronically to the  KSS Deanery via Schools. 
ix.
 
 
x.
When the LAB discusses an individual trainee, education provider or supervisor, a  confidential minute must be taken and stored securely as an appendix to the minutes. This  confidential appendix will be made available to LAB members. While confidential  appendices will not routinely be made available to individuals themselves, LAB members  should bear in mind that the individual may make a DPA request to obtain a copy, which  will not be unreasonably withheld. 
Membership  xi. xii. A third of voting members shall constitute a quorum.  The LAB Postgraduate Doctor Representative’s role is to represent the interests of all  doctors in training. S/he will be elected from among the LFG representatives as soon as  they are in place at the start of a Foundation or specialty programme, and in any case,  prior to the first LAB meeting of the year. The Academic Registrar will annually notify the  LFG that it may nominate a Postgraduate Doctor Representative to the LAB. The Academic  Registrar will conduct an email ballot among Postgraduate Doctors, in order to select a LAB  representative from the nominees. If there is a single nominee the DME will appoint this  individual to the LAB by default, informing LFGs to this effect. In the event of a tie in voting,  the DME will exercise a casting vote. In the event of there being no nominee, the DME will  identify a suitable representative.   Sub‐committees or steering groups may be set up by the LAB; membership will be agreed  by the LAB and an individual identified to lead and report back.  The LAB must annually elect a Vice Chair to undertake the duties of chair in the event of  the Chair’s absence. Proxies for other members of the LAB may attend meetings with the  permission of the Chair.   The LAB should annually seek to identify from among its membership, individuals who can  take responsibility for advising on TiDs, LTFT training, careers and recruitment respectively.  Such individuals will normally have an expertise or an interest in the specific area.   The LAB membership must include a lay member6 who will usually be selected and invited  from local nominees. LAB lay members should be non‐medical and will usually be drawn  from employing bodies or postgraduate higher education. The principal role of the lay  member is to represent patients and the public and to provide externality in the LAB’s  exercise of consistent, robust and transparent decision making. 
xiii. xiv.
xv.
xvi.
Conducting LAB business  xvii. The LAB can take various courses of action when it formally receives LFG audit and reviews  or other formal reports from training programmes. It may:      ratify the conclusions and action points arising from the report;  require conditions, addressing issues raised in the report, to be met by specific dates;  make recommendations or give advice in response to issues in the report;  require re‐submission of the report to include specific changes or additions in line with  relevant policy requirements in place from time to time. 
                                                            
6
 See the Gold Guide  2009 (7.51) for the lay member’s recommended role in ARCP panels. 
 
 
Each year the LAB must:      formally acknowledge receipt and approval of Foundation/Specialty handbooks;  formally acknowledge receipt and approval of the KSS Deanery Contract  Review Action  Plan; KSS Deanery Specialty Visit Reports;  formally acknowledge receipt and approval of each LFG’s Annual Audit and Review;  formally submit the LAB Annual Audit and Review to the Quality Management Group at  the KSS Deanery.  All of the above courses of action should be consistent with GMC, CQC, KSS Deanery, the  relevant LEP, the Royal Colleges and the Foundation/Specialty Schools’ up‐to‐date  curriculum requirements and policies.   Additionally the LAB must facilitate the annual KSS verification visit to Library and  Knowledge Services in the LEP. KSS Verifiers will comprise:  The Head of Knowledge Services Development or the Deputy Head of Knowledge Services  Development, who will formally lead the Verification Team.  A Library and Knowledge Services Manager from another KSS LEP, or another person as  deemed appropriate by the KSS Library and Knowledge Services Team.      xviii. Decisions of the LAB will normally be reached by consensus of opinion; voting may be  resorted to in certain matters at the discretion of the Chair; on such occasions motions will  be proposed and duly seconded by members of the LAB, and decisions will be reached by  simple majority vote of members present. In the event of a split‐vote, the Chair of the  meeting will give a second (or casting) vote.  The LAB should receive information – from LEPs, Specialty Schools or other bodies  conducting enquiries as appropriate – about cases of TiD, poor performance, postgraduate  doctor disciplinary proceedings or under‐performance by clinical or educational  supervisors. This information allows the LAB to monitor the prevalence of such cases and  the potential effect on quality in a training programme. This business must be conducted  under the ‘closed business’ provision detailed above. n.b. In Higher Specialty Training  programmes comprising Postgraduate Doctors rotating through different trusts(LEPs), the  programme quality information will (except where alternative arrangements have been  agreed locally) be presented to the LAB in the LEP where the Training Programme Director  is employed. Postgraduate doctors’ individual progress will still be tracked by the Specialty  LFG ‐ where it exists ‐ of the employing LEP.   The LAB may provide and support leads for cross‐curricular areas of work, such as  Leadership, Careers, Simulation, etc., who will work collaboratively in Special Interest  Groups (SIGs)across the KSS region. Typically, Special Interest Groups will:          comprise colleagues with a particular interest in sharing practice and developing  expertise in the cross‐curricular area;  meet on three occasions each year, usually once in each of the three ‘terms’ of  the academic year;  contribute to the development and implication of the appropriate KSS Deanery  policy and strategy;  develop its terms and conditions at its first meeting;  be chaired by a designated Assistant Dean (Education);  produce an annual report towards the end of each academic year. 
xix.
xx.
 
xxi. xxii.
  Through the annual cycle of LFG reporting, the LAB must always be made aware of the  resources available to each Foundation/Specialty programme for training.  LABs, through the DME, MEM and LFGs, should ensure that LEP employees – particularly  postgraduate doctors and education providers and supervisors – are aware of the  responsibilities, function and authority of the LAB. The Academic Registrar should thus  ensure a wide distribution of information which explains the above.  The business of LABs must be conducted at all times in accordance with legislation about,  and principles of, equality and diversity7.    Through the Academic Registrar, the LAB should seek periodically to peer benchmark its  work against another similar LAB, possibly on a reciprocal basis.  There must be provision for a LFG Postgraduate Doctor Representative to bring a  Foundation/Specialty programme issue directly to the LAB for resolution, if s/he can  demonstrate that the issue has not been addressed and/or resolved at LFG meetings. The  LAB Chair may decide to grant the request or dismiss it on procedural grounds. If the LAB  Chair receives and approves such a request, the Academic Registrar must inform the  relevant LFG Chair of the Postgraduate Doctor Representative’s submission within two  working days, and must require the LFG Chair’s written report of the issues within two  working weeks. As a result of including this representative’s submission within a LAB  agenda, the LAB may refer the issue back to the LFG, offer advice or require the LFG to  take a course of action.   The LEP must ensure that the DME and Academic Registrar have sufficient time and  support commensurate with undertaking and supervising the work of the LAB, in the  ultimate interests of patient safety. 
xxiii. xxiv. xxv.
xxvi.
xxvii. Through the Chair, the LAB may make representations about resources to the LEP Board,  either in respect of its own resources or in order to resolve a resource issue referred to the  LAB from a LFG.  xxviii. LABs will note, from LFG reports, outcomes of Postgraduate Doctors appeals against  decisions following their Annual Review of Competence Progression (ARCP).   xxix. Academic Registrars must meet annually to review these regulations and to establish new  provisions based on precedent and best practice. 
                                                            
7
 See PMETB’s Domain 3: Equality, Diversity and Opportunity. 
 
 
KSS Local Academic Board (LAB)   Annual Audit and Review 
This Annual Audit and Review is part of the Postgraduate Deanery for KSS GEAR for LABs. The Annual  Audit and Review must be sent to KSS by the publicised date each year. Please send to Quality Office at:  quality@kssdeanery.ac.uk 
Regulation 
Each year the LAB must agree and sign off an Annual Audit and Review against GEAR LAB Domains 1‐9.    LEP Name  Location             
LAB Chair (usually DME but              if not DME please give job  title)  Academic Registrar (usually             MEM but if not MEM  please give job title)  Number of LFGs in  LEP       
Local Academic Board (Please list places of meeting)  LAB meeting 1           LAB meeting 2      LAB Meeting 3 
 
 
  Attendees      DME or equivalent clinician (Chair)  Academic Registrar (in an LEP, normally  the MEM)  Library & Knowledge Services Manager Medical Director  LEP Human Resources/IT  Representative  LEP Finance/IT Representative  Senior Trust Pharmacist  Representatives   of LFGs as appropriate (insert no.)  Representative   of Postgraduate Doctors  Representative of the   KSS Education Department  KSS Associate Dean  Lay Representative selected by   LEP   Co‐optees at the Chair’s discretion    Signature of Chair  Date Annual Audit and Review Completed  Date received by Core Specialty Schools Advisory Group  (STEAG) (Deanery to complete)  Date received by KSS Quality Office                                               Date of each meeting 1  2. 3.        Please tick box if person attended meeting                                                 
 
 
 
      
 
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
19
QESP data  Part 1 
Total number of  Educational  Supervisors by  Specialty 
ACCS  Anaesthetics  Medicine  O&G  Paeds  Psychiatry  Foundation  Surgery  Other 
             
      
                    
      
             
Number of    Educational  Supervisors  registered through  Grandparents’ Rights  Number of    Educational  Supervisors currently  enrolled on QESP 1  Number of    Educational  Supervisors awarded  QESP 1  No of Trainees in  Specialty  Ratio of  Postgraduate  Doctors to  Educational  Supervisors(eg 3‐1) 
            
      
                    
      
             
            
      
                    
      
             
            
      
                    
      
             
                           
             
                                         
             
                           
Part 2 
Total number of  Educational  Supervisors by  Specialty 
ACCS 
Anaesthetics 
Medicine 
O&G 
Paeds 
Psychiatry 
Foundation 
Surgery 
Others 
             
      
                    
      
             
Number of    Educational  Supervisors  registered through  Grandparents’ Rights  Number of    Educational  Supervisors currently  enrolled on QESP 2  Number of    Educational  Supervisors awarded  QESP 2  Ratio of  Postgraduate  Doctors to  Educational  Supervisors (eg 3‐1) 
            
      
                    
      
             
            
      
                    
      
             
            
      
                    
      
             
             
      
                    
      
             
   
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
20
Each Section of the A&R is cross referenced to one or more of the nine Domains of PMETB’s Generic  Standards for training (see mapping document, Appendix 5)  The text boxes are designed so issues can be written up to meet the GMC Quality Framework for  ‘Exception Reporting’, i.e. key areas of achievement and notable practice, past issues and problems  resolved, key areas for improvement, action proposed/ proposed dissemination of notable practice.  For detailed information on the standards and processes, please refer to the LAB and LFG GEAR.  Domain 1 – Patient Safety  To oversee  the work of LFGs in monitoring the duties, rotas (1.5), working hours (6.9), handovers (1.6)  and  supervision  (1.2,  1.3)  of  postgraduate  doctors  in  order  to  assure  themselves  that  training programmes are consistent with the delivery of high quality, safe patient care (1.1), including   consent (1.4).  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
Areas for improvement since last report        
Domain 2 – Quality Management Review and Evaluation   To supervise the LEP’s quality control of PGME by:  monitoring  compliance with PMETB’s statutory codes, policies, processes, domains and standards;   managing  the action plan from KSS Deanery Contract  Review and specialty quality visits;  overseeing    the  LFGs’  relationship  with  professional  and  statutory  education  and  training  bodies and  agencies (such as Foundation/Specialty Schools and Royal Colleges);   maintaining communication on quality with the LEP management and KSS Deanery;   through the work of the LEP Human Resources department, monitoring compliance with the EWTD, Data  Protection Act and Freedom of Information Act (2.1).  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
 
 
Areas for improvement since last report        
Domain 3 Equality, diversity and opportunity   To  receive  and  consider  information  from  LFGs  about  reasonable  adjustments  to  programmes  to accommodate flexibility for postgraduate doctors (3.3) and those with disabilities, special educational or other relevant needs (3.4);  through  the  work  of  the  KSS  Medical  Staffing/LEP  Human  Resources department,  to  ensure  that  LFG  training  programmes’  comply  with  employment  law,  the  Disability  Discrimination  Act,  Race  Relations (Amendment)  Act,  Sex  Discrimination  Act,  Equal  Pay  Acts,  the  Human  Rights  Act  and  other  equal opportunity legislation that may be enacted and amended in the future (3.1).  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
Areas for improvement since last report        
Domain 4 Recruitment, selection and appointment   To receive and consider KSS Deanery and LEP reports and information about recruitment, selection and appointment processes;   to  monitor  the  composition  of  LFG  selection  panels  to  ensure  they  consist  of  persons  who  have  been trained in selection principles and processes and include a lay person (4.4, 4.5).  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
 
 
Areas for improvement since last report        
Domain 5 Delivery of approved curriculum including assessment   To satisfy itself that the academic curricula provided by the LEP meet the requirements and standards set  by Medical Royal Colleges/Faculties, Foundation and Specialty training programmes;   to  receive  and  consider  LFG  four‐monthly  reports  and  annual  programme  audit  and  reviews,  offering advice and referring issues to the relevant KSS Deanery Foundation/Specialty School and other Deaneries as agreed in Service Level Agreements between KSS and partner Deaneries, as appropriate;  to  monitor  and  develop  the  work  of  LFGs  in  order  to  supervise  the  quality  of  teaching  and  ensure  that  specialty staff have the practical experience to support acquisition of competence and skills (5.1, 6.10) as set out in the approved curriculum and that they provide regular feedback to postgraduate doctors (5.9); in  liaison  with  Foundation/Specialty  Schools  and  KSS  to  monitor academic  appeals  procedures  and  to  monitor  the  conduct  and  outcomes  of  ARCP  appeals  conducted  by  Schools  (see  the  PMETB  Gold  Guide  7.24ff).   Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
Areas for improvement since last report        
 
 
Domain 6 Support and development of trainees, trainers and local faculty  To  establish,  publicise,  monitor  and  manage  systems  by  which  postgraduate  doctors  feedback,  in  confidence, their concerns  and views about their training and education experience to an appropriate member of local faculty (6.7);  to ensure that LFGs maintain Foundation/Specialty Careers leads who will make certain that postgraduate  doctors  receive  career  advice  and  support  as  appropriate  and  to  monitor  the  LFGs  in  maintaining, developing and appraising the Foundation/Specialty Careers leads (6.8);  to  ensure  intervention  if  postgraduate  doctors  are  subjected  to,  or  subject  others  to,  behaviour  that undermines their professional confidence or self‐esteem (6.11);  to  ensure  that  those  following  an  academic  path,  are  in  flexible  programmes  of  academic  training allowing multiple entry and exit points throughout training (6.24);   to  monitor  the  provision  of  specialist  training  in  supervision,  including  qualifying  Clinical  and  Educational  Supervisors  through  the  KSS  Deanery  programme  and  ensuring  attendance  at  triennial diversity and equality training (PMETB Gold Guide 2009 7.18)  and ensure that all who have completed  training act as supervisors;  to  monitor  the  appraisal  of  supervisors  such  that  they  encourage  their  supervisees  to  take responsibility within the context of clinical governance and patient safety (6.25);    to  monitor  the  performance  of  trainers,  in  particular  their  use  of  assessment  tools,  their understanding  of  portfolios  (hard  copy  or  electronic)  and  progress  by  postgraduate  doctors  (6.26),  their  ability  to  conduct  constructive  progress  reviews,  feedback,  advice  on  career  progression,  response to concerns (6.27), integration of learning and teaching into service provision (6.28), liaison with  other  trainers  to  share  good  practice  (6.29)  and  knowledge  and  compliance  with  the GMC  regulatory framework for medical training (6.34);   to  manage  and  monitor  resources  so  that  trainers  have  adequate  support,  time  and  resources  to undertake  their  training  role  (6.30,  8.3)  that  there  is  a  suitable  ratio  of  trainers  to  trainees),  that there  are  physical  resources  such  as  meeting rooms,  AV  equipment  (8.5)  and,  where  stipulated  in GMC‐approved curricula, such resources as clinical skills centres or ‘wet labs’ (8.4);  if relevant, to ensure GP trainers are trained and selected in accordance with the  General and Specialist  Medical Practice (Education, Training and Qualifications) Order 2003 (6.33).  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
Areas for improvement since last report        
 
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
24
Domain 7 Management of education and training   To  conduct  periodic  internal  programme  reviews  and  host  and  manage  external  reviews  of  training  programmes to ensure that they meet relevant standards;  to  audit  their  own  LAB  processes  on  an  annual  basis  and  to  provide  a  short  summative  report  to  the Deanery;  to share good practice and learn from other LABs;  to initiate quality enhancement projects and foster collaboration among training programmes;  to advise on such other matters as the LEP or KSS Deanery may refer to the LAB;  to ensure that all those with a role in the management of education and training are familiar with GEAR and its detailed provisions (7.1), 7.2);  to  monitor  the  prevalence  and  progress  of  Trainees  in  Difficulty  (TiD)  through  the  LFG  Reports  and  to oversee processes for identifying, supporting and managing Trainees in Difficulty (7.3);  to monitor the attendance and engagement of those involved in administering and managing training and education at LEP level (7.5);   to advise and liaise with other LEP Educational bodies.  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
Areas for improvement since last report        
 
 
 
  Domain 8 Educational resources and capacity   To  advise  on  and  make  representations  about  the  distribution  of  resources  necessary  to  maintain  the  educational  capacity  of  the  LEP  and  any  unit  offering  training  posts/programmes  and  locally‐appointed  trust  posts  so  as  to  accommodate  the  practical  experiences  required  by  the  curriculum,  along  with  the educational requirements of all health care professionals in the same unit (8.1);  through the  finance/IT function of the LEP, to maintain access to educational facilities (including Library  and  Knowledge  Services)  and  resources  (including  access  to  the  Internet  in  all  workplaces)  of  a standard  to  fulfil  the  KSS  Education  Contract  and  enable  trainees  to  achieve  the  outcomes  of  the programme as specified in the approved curriculum (8.2).  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
Areas for improvement since last report        
Domain 9 Outcomes  To review and, where appropriate, act upon outcomes of assessments and  exams for each programme and each location benchmarked against other programmes.  Notable practice        
Areas of concern/actions proposed        
Areas for improvement since last report        
 
 
  (List full membership on page 1);  Comment on any difficulties in securing full membership here:        
Comment  here  on  any  issues  relating  to  the  LAB  procedural  regulations;  difficulties,  steps  taken  to resolve them:        
 
Confirm that trainees are represented on LFGs and LAB. Describe and comment on their induction.  Monitor attendance at the KSS Deanery Postgraduate Doctors Representatives Workshops        
 
 
 
Graduate Education   and Assessment Regulations Standards   for Local Faculty Groups 
6  Purpose and scope 
The purpose of these Graduate Education and Assessment Regulations for Local Faculty Groups (GEAR‐ LFG) is to ensure that LEPs provide high‐quality PGME, for the Deanery’s postgraduate doctors, by:  a. maintaining standards for curriculum management, that is, the systems and processes  through which learning programmes, teaching, assessment and awards must be developed,  implemented and evaluated;  b. maintaining the leadership, management and administrative systems and processes that  underpin and provide high‐quality learning environments;  c. relating both sets of standards to:       The approved curriculum requirements of the relevant Royal College;   the GMC’s ‘Good Medical Practice;’  PMETB Generic standards for training and standards for curricula and assessment  systems;  Foundation and Specialty Schools’ policies, regulations and governance;   And, where appropriate, to the NHSLA Risk Management Standards for Acute Trusts,  CQC, Primary Care Trusts and Independent Sector Providers of NHS Care.      the role of LFGs in curriculum and assessment;  the educational entitlement for postgraduate doctors in KSS;  standards for quality control by LFGs;  the evidence base against which KSS and GMC will evaluate the local provision of  PGME  a framework against which LFGs can develop their practice.          
Thus, the LFG GEAR describe: 

7 LFGs Terms of reference – a summary 
The LFG exercises quality control over a foundation/specialty programme in the following Domains, which  correspond to those set out in the PMETB Generic standards for training (Sept 2009).  
Domain 1 Patient Safety 
a) To monitor the duties, rotas (1.5), working hours (6.9), handovers (1.6) and supervision (1.2, 1.3)  of postgraduate doctors in order to assure themselves that training programmes are consistent  with the delivery of high quality, safe patient care (1.1), including consent (1.4);   
 
b) to establish and exercise clear procedures to address immediately any concerns about patient  safety arising from the training of doctors. 
Domain 2 Quality Management, review and evaluation 
a) To manage and maintain the relationship with professional and statutory education and training  bodies and agencies (such as Foundation/Specialty Schools and Royal Colleges);  b) to comply with LAB processes and procedures;  c) to comply with the EWTD, Data Protection Act and Freedom of Information Act (2.1).   
Domain 3 Equality, diversity and opportunity 
To consider and make reasonable adjustments to programmes to accommodate flexibility for  postgraduate doctors (3.3) and those with disabilities, special educational or other relevant needs (3.4). 
  Domain 4 Recruitment, selection and appointment 
To ensure selection panels consist of persons who have been trained in selection principles and processes  and include a lay person (4.4, 4.5).   
Domain 5 Delivery of approved curriculum including assessment 
a) To meet the curriculum requirements and standards set by Medical Royal Colleges/Faculties,  Foundation and Specialty training programmes and approved by GMC 5.2);   b) to manage the approved assessment system, ensuring it is fit for purpose (5.5‐5.8);  c) to maintain the quality of teaching and ensure that specialty staff have the practical experience to  support acquisition of competence and skills (5.1, 6.10) as set out in the approved curriculum and  that they provide regular feedback to postgraduate doctors (5.9)   
Domain 6 Support and development of trainees, trainers and local faculty 
a) To support trainees to acquire the necessary skills and experience through induction, effective  educational supervision, an appropriate workload and time to learn;  b) to maintain, develop and appraise the Foundation/Specialty Careers lead (6.8);  c) to intervene if postgraduate doctors are subjected to, or subject others to, behaviour that  undermines their professional confidence or self‐esteem (6.11);  d) to maintain the regular appraisal of supervisors such that they encourage their supervisees to  take responsibility within the context of clinical governance and patient safety (6.25);    e) to monitor the performance of trainers, in particular their use of assessment tools, their  understanding of portfolios (hard copy or electronic) and progress by postgraduate doctors  (6.26), their ability to conduct constructive progress reviews, feedback, advice on career  progression, response to concerns (6.27), integration of learning and teaching into service  provision (6.28), liaison with other trainers to share good practice (6.29) and knowledge and  compliance with the GMC regulatory framework for medical training (6.34);   f) to manage and monitor resources so that trainers have adequate support, time and resources  to undertake their training role (6.30, 8.3) that there is a suitable ratio of trainers to trainees), 
 
 
that there are physical resources such as meeting rooms, simulation facilities, AV equipment  (8.5) and, where stipulated in GMC‐approved curricula, such resources as clinical skills centres  or ‘wet labs’ (8.4);  g) to review and analyse the raw data GMC’s annual trainee survey;  h) if relevant, to ensure GP trainers are trained and selected in accordance with the General and  Specialist Medical Practice (Education, Training and Qualifications) Order 2003 (6.33). 
 
Domain 7 Management of education and training 
a) To publish and make clear through transparent processes who is responsible for each element  and at each stage of the training programme;   b) to manage processes for identifying, supporting and managing Trainees in Difficulty (7.3); 
Domain 8 Educational resources and capacity 
a) To manage and maintain the resources necessary to accommodate the practical experiences  required by the curriculum, along with the educational requirements of all health care  professionals in the same unit (8.1);  b) when necessary, to make representations about resource needs to the LEP through the LAB. 
  Domain 9 Outcomes 
To review and, where appropriate, act upon outcomes of assessments and exams for each programme  and each location benchmarked against other programmes (9.1). 
8 Specification of Mandatory Requirements for Curriculum Management 
  The LFG has primary responsibility for complying with the approved specialty/foundation curriculum, KSS  Deanery GEAR specifications  and GMC mandatory requirements8  as detailed below: 
Domain 1 Patient Safety 
The Handbook must provide a clear statement, which immediately addresses any concern about patient  safety arising from the training of doctors, and the roles and responsibilities of teachers, Postgraduate  Doctors and the LFG.  The Handbook must have details of well‐organised handover arrangements, ensuring continuity of patient  care at the start and end of periods of day or night duties (1.6).  The Handbook must provide clear guidelines on taking consent (1.4).  The Handbook must include a clear statement about the GMC ethical requirements and ensure the  Postgraduate Doctor has an understanding of this. 
  Domain 2 Quality management review and evaluation 
                                                            
8
 These are cross referenced to the PMETB Generic standards for training (in brackets) 
 
 
The curriculum and timetable must take appropriate account of working hours including EWTR (2.1) and  issues such as avoiding sleep deprivation and providing an appropriate intensity of work in relation to  learning.  
    Domain 3 Equality, diversity and opportunity 
Handbooks must contain appropriate reference to equality and diversity in educational programmes (3.1).  All Postgraduate Doctors must have access to information about their employer’s policy and procedures  for Equal Opportunities and Diversity (3.1, 3.2).  Additional support must be provided for Postgraduate Doctors identified as vulnerable and all those who  have additional needs in line with the KSS Trainees in Difficulty Guidelines. Those trainees with particular  identified needs must have access to independent counselling services and Occupational Health Services  as needed (3.4).  In line with the Disability Discrimination Act, it is the LEP’s responsibility to make reasonable adjustments  to programmes for Postgraduate Doctors with disabilities in consultation with Foundation/Specialty  programme leads (3.1). 
  Domain 4 Recruitment, selection and appointment 
The Handbook must contain details of, and directions to, appeals information for Foundation and  Specialty Postgraduate Doctors (4.3).   In consultation with the DME, the LFG Lead must take responsibility for ensuring an appropriate level of  recruitment support is provided by the LEP to the KSS recruitment process proportionate to the number  of Postgraduate Doctors in Foundation/the given Specialty.  The LFG must have an accessible and transparent recruitment policy which outlines requirements for  fairness, objectivity and equality of opportunity in selection procedures (4.3). 
  Domain 5 Delivery of approved curriculum including assessment 
The local curriculum must be appropriate for the National Foundation or Specialty programme curriculum  framework and must enable Postgraduate Doctors to achieve the competences and professionalism  required for them adequately to fulfil their present roles and future career intentions.  A Local Foundation/Specialty programme Handbook must be accessible to all teachers  and Postgraduate  Doctors and must be updated and reviewed on an annual basis, taking into account teachers’ and  Postgraduate Doctors’ feedback.   The Handbook must show how the programme works in the local setting by mapping it to the national  curriculum framework.   The Handbook must provide a timetable for appropriate teaching, which sets out the Postgraduate  Doctors’ entitlement to time for teaching in an appropriate range of educational and clinical activities as  set out in the curriculum, including appropriate involvement in clinical audit (6.13).    
 
LFGs must ensure that postgraduate doctors:   are familiarised with the principles of Good Medical Practice (5.3);   the overall purpose of the approved assessment system, and all of its components must be documented  in handbooks, available, in the public domain and implemented (5.5,5.6);  and can access training days, courses, resources and other learning opportunities that form an intrinsic  part of the training programme (5.4).  The LFG must ensure that the sequence of approved assessments match progression through the career  pathway, and that individual assessments add unique information and build on previous assessments (5.7,  5.8).  The Handbook must provide a clear statement about the purpose and operation of portfolios and/or e‐ portfolios.  The Handbook must provide clear targets for progression in accordance with relevant School Policies.  The Handbook must describe a Postgraduate Doctor’s entitlement to LTFT training.  The Handbook must include a clear and stated process for communicating changes in regulations and  requirements within the academic year to Postgraduate Doctors, teachers and the LAB. 
  Domain 6 Support and development of trainees, trainers and local faculty 
The Handbook must provide formal policies and procedures for induction to LEPs, departments and  clinical teams. Induction processes must be evaluated and must include follow up of all those who fail to  complete local induction (6.1).  The LFG must be satisfied that postgraduate doctors:  have access to a comprehensive and timely induction to their programme (6.1);  have a rota by day and by night which is appropriate for learning (6.9);  have a designated supervisor (6.3), a learning agreement, (6.4) a portfolio (6.5) and meet and discuss their  progress, mutual expectations, programme aims and objectives and support systems with their supervisor  (6.2) at least every 3 months (6.6).  The Handbook must describe an entitlement of postgraduate doctors to regular, ongoing educational  supervision, including an agreed minimum allocation of time for educational supervision meetings and a  timetable for clinical supervision meetings.   The Handbook must also detail a named Educational Supervisor for each trainee and a named Clinical  Supervisor for each placement in their training programme (where several Clinical Supervisors are working  with a trainee in any particular placement, one Clinical Supervisor should be identified as the point of  liaison with the Education Supervisor).  The Handbook must describe the processes for regular, ongoing Clinical Supervision and review.  The LFG must provide a process to ensure that all Educational and Clinical Supervisors are aware of the  processes through which KSS and Schools support TiD (6.26).  All LFGs must adhere to the KSS Trainees in Difficulty Policy and be able to demonstrate how this works in  practice.  The progress of all Postgraduate Doctors must be discussed by the LFG at its three meetings during the  year, so that any problems are identified at the earliest possible opportunity and feedback given in a  timely and constructive manner (6.27).   
 
Postgraduate Doctors experiencing difficulty must receive written advice from the LFG detailing the action  they must take to ensure satisfactory progress, the standards they must meet and the roles and  responsibilities of those involved in supporting their progress.  All Postgraduate Doctors must have access to information about their employer’s policy and procedures  for Grievance and Disciplinary matters.  All Postgraduate Doctors must have access to information about their employer’s policy and procedures  concerning bullying and harassment (6.11). LEPs must demonstrate that they are monitoring the  implementation of such a policy and implementing action plans to address any identified deficiencies.  The LFG must  ensure that Postgraduate Doctors are regularly involved in clinical audit (6.13);  The LFG must ensure that Postgraduate Doctors have access to Occupational Health services (6.14) and  confidential counselling (6.18) if needed.  The LFG must monitor the deployment of Postgraduate Doctors such as they have time to attend relevant,  timetabled, organised educational meetings, including training in generic professional skills (6.16), or  other events of educational value agreed with the educational supervisor (6.15) and have the  opportunity to learn with, and from, other healthcare professionals (6.17).  The LFG must monitor study leave arrangements so that Postgraduate Doctors are aware of how to  apply and are guided as to appropriate courses and funding (6.19) and take study leave up to the  maximum permitted (6.20).  LFGs must alert their Postgraduate Doctors to the academic opportunities available in their specialty  (6.22) and encourage those with academic skills and aptitudes to investigate an academic career  (6.23).   LFGs must provide a clear plan and timescale for ensuring that all assessors have moderated their  standards with each other and against national standards (6.29).  LEPs must ensure that there are clear processes and procedures for appraisal of Educational Supervisors  and assessors.  All those supervising Postgraduate Doctors must provide honest and justifiable comments when giving  references for or writing reports about them and include all relevant information which relates to the  Postgraduate Doctor’s competence, performance and conduct.  LFGs must ensure that all teachers, Educational Supervisors and assessors have appropriate time to carry  out their educational duties (6.30). 
  Domain 7 Management of education and training 
LFGs must publish and make clear, through transparent processes, who is responsible for each element  and at each stage of the training programme.  LFGs must manage processes for identifying, supporting and managing Trainees in Difficulty (7.3).   
Domain 8 Educational resources and capacity 
There must be sufficient resources to provide the opportunity for all Postgraduate Doctors to achieve the  educational outcomes specified in the curriculum and to receive full teaching. 
 
 
The educational resources and capacity of the LEP must be adequate to accommodate the practical  experiences required by the curriculum, along with the educational requirements of all healthcare  professionals in the same unit (8.1).  LFGs must establish effective mechanisms to provide high‐quality career advice, guidance, support and  referral for Postgraduate Doctors.  Each Foundation LFG must identify a Faculty Careers Lead and Specialty LFGs must identify Careers Leads  as appropriate. Each LFG must identify leads responsible for LTFT training.  All Postgraduate Doctors must have access to appropriate career advice.  The LFG must clearly define the infrastructure, processes and support for career support and must  communicate these to teachers, Educational Supervisors and Postgraduate Doctors.  LFGs must ensure that educational facilities and resources, including clinical and educational supervision,  meeting rooms, library and knowledge services, simulation facilities, specialist resources such as ‘wet labs’  and clinical skills centres and access to internet in the workplace, are sufficient to enable Postgraduate  Doctors to achieve curriculum outcomes (8.3, 8.4). 
Domain 9 Outcomes 
 Postgraduate Doctors must have access to analysis of outcomes of assessments, RITAs/ARCPs and exams  for each programme and each location, benchmarked against other programmes (9.1).  
9 Membership of the LFGs 
  The LFG must include:  a.  Foundation/Specialty local programme Director (Chair)*  b.  Foundation/Specialty local programme administrator  c.  Educational Supervisors teaching on the programme  d.  Postgraduate Doctor representatives from each year/specialty    and may also include:  e.  LEP HR representative  f.  Library and Knowledge Services Manager or his/her designated proxy.  g.  the Careers Lead  h.  Other co‐opted individuals in appropriate work and specialty areas  i.  GP Lead as appropriate    * GP LFGs must be chaired by a GP Associate Dean or their Deputy and must include a GP programme  Director in its membership. 
 
10 Procedural regulations for LFGs 
LFGs must comply with:       the Education Contract signed between KSS and the LEP;  the KSS Action Plan agreed by the LEP at Contract  Review;  Action plans produced by the LEP’s LAB; 
 
   i. ii. iii. iv. v.
And any other mandatory requirements following LEP monitoring visits. 
The LFG must have clear, robust and transparent quality control processes and be able to  evidence its practice in relation to Postgraduate Doctors’ progression.  The LFG must meet a minimum of three times a year and may call additional extraordinary  meetings at the requirement of the LFG Chair or the LAB Chair or the Head of School.  The LFG must ensure that all meetings have written agendas, are minuted with action points and  timescales for action, and are confidential.  The LFG must routinely send a copy of its minutes to the LAB and to the Head of the  Foundation/Specialty School via the quality team.  The LFG must produce a record of all Postgraduate Doctors’ progression at the end of each faculty  meeting.  n.b. In Higher Specialty Training programmes comprising Postgraduate Doctors rotating  through different trusts(LEPs), the programme quality information will (except where alternative  arrangements have been agreed locally) be presented to the LAB in the LEP where the Training  Programme Director is employed. Postgraduate doctors’ individual progress will still be tracked by  the Specialty LFG ‐ where it exists ‐ of the employing LEP. A copy of the record of Foundation  Doctors’ progression must be sent to the Foundation School following each LFG meeting.  The LFG must notify the DME of any Postgraduate Doctor’s failure to make progress.   The DME will then notify the LAB and Head of the Foundation/Specialty School.   Any Postgraduate Doctor who is failing to make progress must be managed by the LFG within the  relevant national and KSS guidelines.  The LFG must review attrition rates each year, based on figures collated for the LEP Contract  Review. The LFG must also review the raw statistics from the annual GMC trainee survey and  contribute to the LAB’s analysis of them.  The LFG must ensure that all competency forms and other documentation relating to progression  and awards are signed off formally, within KSS and national guidelines and processes.  At least once a year, the LFG must review job planning to ensure supervisors have teaching and  supervision recorded among their job planning responsibilities. Additionally the LFG must make a  summary of Educational and Clinical Supervisors’ feedback, outlining their main issues and  showing how these have been addressed by the LFG.  LFGs must ensure that the voice of Postgraduate Doctors is heard and taken into account in  developing the programme. At each of its meetings, the LFG must receive a summary of feedback  from Postgraduate Doctors, outlining what they value in their programme and their main issues  and concerns.  Each year the LFG must agree and sign off an Annual Audit and Review of the  Foundation/Specialty programme, and send copies to the LAB and the Head of School.  LFGs must establish a Postgraduate Doctor year group appropriate to the programme.  Postgraduate Doctor year groups must meet three times a year, in advance of the LFG meetings.  Each Postgraduate Doctor year group must elect one representative to sit on the LFG within six  weeks of commencement of post. 
vi. vii. viii.
ix. x.
xi.
xii. xiii. xiv. xv.
 
 
xvi. xvii. xviii. xix.
Postgraduate Doctor year group representatives must compile a short report from their year  group meetings for discussion at each LFG meeting.  Postgraduate Doctor year group representatives must feedback relevant responses and  information from the LFG to their year group, thus closing the feedback loop.  All Postgraduate Doctor year group representatives must be inducted into their role using  material provided by the KSS at the trainee year group representative workshops.  LFGs must ensure that all Postgraduate Doctors are informed of and understand whistle‐blowing  procedures. Documentation must include reference to the processes for staff to raise concerns. 
 
 
 
Templates 
Template 1:  South Thames Foundation School Faculty Group Minute Template  Template 2:  Local Academic Board Minute Template  Template 3:  Sample Specialty/Foundation Training Handbook  Template 4:  South Thames Foundation School Faculty Group Annual Audit and Review Template  Template 5:  KSS Speciality School Local Faculty Group Annual Audit and Review Template  Template 6:  KSS General Practice Programme Faculty Group Annual Audit and Review Template 
 
 
South Thames Foundation School 
 
 
   
TEMPLATE FOR FOUNDATION   LOCAL FACULTY GROUP MINUTES       NAME OF TRUST 
   
FOUNDATION FACULTY GROUP 
  Minutes of the Meeting held on (insert date)    (NB: to be produced within four weeks of the meeting taking place)      Present:   
Name            Role                 Apologies were received from           Minutes   
 
Minutes of the Meeting held on (insert date)             1.    Action:               Heading  Sub‐heading             x.  Text                 x.  Summary of trainee feedback  F1               x.  F2               Any other business               Dates of future meetings    SUMMARY OF ACTION  Min      See overleaf for Appendix 1 – Reserved items      Action            Responsibility   
 
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
39
APPENDIX 1  STRICTLY CONFIDENTIAL 
  NB:   j) Copies of this document will be tabled at the meeting, collected at the end and then     destroyed.  
k) A copy of this document will be circulated to only the DME, FTPD and STFS Director by confidential  cover together with the minutes of the meeting.    RESERVED ITEMS    1.  j) The progress of all Foundation doctors was reviewed (see overleaf):  F1 
k) F2 
 
 
Local Academic Board Minute Template9 – Reports from LFGs     Composite Report for all LFGs (after each comment indicate the LFG referred to)  Domain 1 Patient Safety   Notes on discussion/report:          Good practice?   Please tick    Domain  2  Management,  and evaluation    Quality  Notes on discussion/report:  review        Good practice?   Please tick    Domain  3  diversity  opportunity    Equality,  Notes on discussion/report:  and        Good practice?   Please tick    Domain  4  Recruitment,  Notes on discussion/report:  selection  and                                                              
9
Problem to resolve? 
Issue referred on? 
Action taken? 
Problem to resolve? 
Issue referred on? 
Action taken? 
Problem to resolve? 
Issue referred on? 
Action taken? 
 This template is designed so that LAB academic registrars can easily transfer minutes to the corresponding sections of their annual report. In turn  this can be transferred to the Deanery’s annual report to GMC  which must align with its Generic Standards for Training. 
 
 
appointment   
     
Appeal noted?    Good practice?   Please tick   
Out of Programme  permission noted  Problem to resolve? 
 
 
Issue referred on? 
Action taken? 
Domain  5  Delivery  of  Notes on discussion/report:  approved  curriculum    including assessment        Good practice?   Please tick    Domain  6  Support  and  Notes on discussion/report:  development  of  trainees,  trainers  and    local faculty      Good practice?   Please tick    Domain  7  Management  Notes on discussion/report:  of education and training      Good practice?  
Please tick 
Problem to resolve? 
Issue referred on? 
Action taken? 
  Problem to resolve?  Issue referred on?  Action taken? 
Problem to resolve? 
Issue referred on? 
Action taken? 
 
 
 
 
 
Domain  8  Educational  Notes on discussion/report:  resources and capacity          Good practice?   Please tick    Domain 9 Outcomes    Notes on discussion/report:        Good practice?  
Please tick 
Problem to resolve? 
Issue referred on? 
Action taken? 
Problem to resolve? 
Issue referred on? 
Action taken? 
(n.b. closed business – confidential minute)           
 
 
NAME OF TRUST 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
STRICTLY CONFIDENTIAL 
FOUNDATION FACULTY GROUP (insert date) – F1 PROGRESS REVIEW 
Guidance Notes:   1.  2.  3.  4.  5.  6.  7.  8. 
 
All F1 Doctors to be listed and discussed.  By the end of November, all F1s are expected to have successfully completed one‐third of their assessments (usually 7).  By the end of January, all F1s are expected to have successfully completed 10 assessments in order to be eligible to rank F2 programmes.  STFS F1s are required to attend at least 70% of centrally organised teaching sessions.  The maximum permitted non‐statutory leave (i.e. sickness/maternity leave but excluding study leave) during each of the F1 and F2 years is four  weeks before it is necessary for a trainee to complete additional training in order to be signed off.  If ‘No’ entered for any trainee in the ‘on course for sign‐off’ column, an appointment should be made with the FTPD to discuss the situation with  the Foundation doctor. The meeting should be documented and a copy sent to both the trainee and the Foundation School.  Copies of this document will be tabled at the meeting, collected at the end and then destroyed.   A copy of this document will be circulated to only the DME, FTPD and STFS Director by confidential cover together with the minutes of the meeting. 
Name of Foundation  Doctor 
Educational Supervisor 
Number of  Assessments  Completed 
See 2 & 3 above 
Comments/Concerns 
Attendance at 
Core  Teaching  Sessions 
See 4 above
No. of  Sick Days 
See 5 above 
On course for sign‐ off at time of the  meeting Yes/No  
See 6 above 
Action Required 
 
RELIABLE, Amar 
Parry, M Dr 
DOPS  CbD  CEX 
3  3  2 
Excellent progress, no concerns. 
100% 
0 
Yes 
None 
 
 
Mini‐PAT  1  2  2  2  1  0  1  1  0       
AILING, Flora 
Cottee, M Dr 
DOPS  CbD  CEX  Mini‐PAT 
Some  time  off  required  following  broken  80%  leg. No educational concerns. 
15 
Yes 
Monitor  sickness  absence 
ABSENT, Awol 
Welch, J Dr 
DOPS  CbD  CEX  Mini‐PAT 
Concerns  raised  by  clinical  supervisors  20%  regarding performance. 
25 
No 
To see FTPD 
           
      
DOPS  CbD  CEX  Mini‐PAT 
                     
      
      
      
      
      
      
DOPS  CbD  CEX  Mini‐PAT 
 
      
      
      
      
      
      
      
DOPS  CbD  CEX  Mini‐PAT 
 
      
      
      
      
      
 
 
NAME OF TRUST 
Guidance Notes:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  STRICTLY CONFIDENTIAL 
FOUNDATION FACULTY GROUP (insert date) – F2 PROGRESS REVIEW 
1.  2.  3.  4.  5.  6.  7.  8. 
 
All F2 Doctors to be listed and discussed.  By the end of November, all F2s are expected to have successfully completed one‐third of their assessments (usually 7).  By the end of January, all F2s are expected to have successfully completed 10 assessments in order to be eligible to rank F2 programmes.  STFS F2s are required to attend at least 70% of centrally organised teaching sessions.  The maximum permitted non‐statutory leave (i.e. sickness/maternity leave but excluding study leave) during each of the F1 and F2 years is 4 weeks  before it is necessary for a trainee to complete additional training in order to be signed off.  If ‘No’ entered for any trainee in the ‘on course for sign‐off’ column, an appointment should be made with the FTPD to discuss the situation with  the Foundation doctor. The meeting should be documented and a copy sent to both the trainee and the Foundation School.  Copies of this document will be tabled at the meeting, collected at the end and then destroyed.   A copy of this document will be circulated to only the DME, FTPD and STFS Director by confidential cover together with the minutes of the meeting. 
Name of Foundation  Doctor 
Educational Supervisor 
Number of  Assessments  Completed 
See 2 & 3 above 
Comments/Concerns 
Attendance at  Core Teaching  Sessions 
See 4 above
No. of  Sick Days 
See 5 above 
On course for sign‐ off at time of the  meeting Yes/No  
See 6 above 
Action Required 
               
Surname,   Forenames           
      
DOPS  CbD  CEX  MSF 
 
      
      
      
      
      
DOPS 
 
      
      
      
      
      
 
 
CbD  CEX  MSF                DOPS  CbD  CEX  MSF                DOPS  CbD  CEX  MSF                DOPS  CbD  CEX  MSF                DOPS  CbD  CEX  MSF                                                                                                                                                     
   
 
Postgraduate Handbook Template 
 
Kent Surrey and Sussex Postgraduate Deanery for Medical   and Dental Education 
  X [Add Foundation or Specialty as appropriate] FACULTY HANDBOOK  A GUIDE FOR POSTGRADUATE DOCTORS AND STAFF IN  X Trust  This Handbook is mapped to the KSS Deanery’s Graduate Education and Assessment Regulations (GEAR)  
1. Recommended Handbook style  
Front has logos of KSS Deanery/South East Coast/Trust   If this is a handbook for South Thames Foundation School (STFS), please add the STFS logo  Date of Handbook   Please write in Arial 11   Headings are in Arial 12   Throughout address the Handbook to ‘you’ – i.e. the postgraduate doctor 
2. Introduction  
Welcome to the Kent, Surrey and Sussex (KSS) Postgraduate Deanery.   Welcome to [add X Postgraduate Centre in X Trust]. This Faculty Handbook is written for you as a  Postgraduate Doctor and all who will be working with you during your time here at X. Its purpose is to give  you information about how your programme works, and who the key people are who will be working with  you. This Handbook contains generic information, but is specifically written to support those of you who  are on X [add Foundation/Specialty]  programme. It should be read in conjunction with your curriculum  [found at www.]. This Handbook also includes a profile of the X Foundation/Specialty department [see  below].    It also incorporates Foundation/Specialty specific information as appropriate [see below –The X  Foundation/Specialty Curriculum].  This Handbook is updated annually based on feedback to the Faculty Group from you as a Postgraduate  Doctor and from your Supervisors. 
3. Location 
During your time with us you will be based at [give location/s].    
 
The Postgraduate Centre is at X. 
4. Brief Profile of the X department 
The X department [please add] 
5. Key people  
There are several key people who will support you during your time with us.   The Programme Lead is [add name and contact details].  The MEM is [add name and contact details].  A list of people directly involved in your Programme, e.g. Educational Supervisors, Clinical Supervisors,  Administrative Staff, Faculty Group, KSS Staff, KSS Careers and Library Knowledge Service Staff with their  contact details is given in Appendix A. [Add with telephone numbers and e‐mails as appropriate] for Local  Faculty Groups.  
6. Local programme administrative arrangements  
The administrative arrangements for the local management of your programme are managed   by the MEM/Faculty Administrator in conjunction with your Programme Lead. The national arrangements  for the management of your programme are contained in your e‐portfolio [add link] and [add any other  docs/links to website, e.g. ISCP].  If you experience any local administration issues your first point of contact is the Postgraduate Centre.    
7. The X [add Foundation/Specialty] Curriculum  
The curriculum for your X [add Foundation/Specialty] can be found at [add www.] and a hard copy is also  in the PG Centre or Library. The Local X [add Foundation/Specialty] Faculty is responsible for ensuring that  the X [add Foundation/Specialty] programme is such that it will enable you to meet specific competences  required in any given year by your X curriculum. The local programme is thus mapped to the  Foundation/Specialty national curriculum.  [Show how this is mapped to the national curriculum]     The X Curriculum also includes opportunities for you to work with other healthcare professionals, such as  [add]. Please ensure that all trainees have access to ‘Good Medical Practice’. Also please ensure that at all  stages training programmes are compliant with current Employment Law and Equality & Rights  Legislation.  7.1 The aims and objectives of the X curriculum   (GEAR S 1.4) 
   
 
The aims and objectives of the X [add Foundation/Specialty] curriculum are [briefly state what the aims  and objectives of curriculum are – take exactly from the relevant Specialty curriculum document online –  no more than 5 bullet points].   7.2 How you complete X curriculum   This X curriculum is competency based and leads to [say what you gain at the end of it].   You will be supported during your time at X Trust by your Programme Lead, an allocated Educational  Supervisor and Clinical Supervisors, all of whom will give you regular feedback about your progress. You  should never be in any doubt about your progress and what you can do to improve this.   7.3 The X [add Foundation/Specialty] programme structure  This Faculty Handbook, however, gives you details of how the national curriculum for X is organised here  at X Trust. It gives you details of your local programme, which has been devised to meet the requirements  of the X curriculum and shows how this works locally. It will include ward‐based, half day local teaching,  regional study days, clinical audit and exposure to academic opportunities. The programme is structured  to comply with the Generic standards for training (September 2009) of the Postgraduate Medical and  Education Training Board (PMETB) and the Gold Guide 2009 or Standards for Training in the Foundation  Programme.    [Add details of your local programme and how initial learning needs are assessed with details of your local  generic  teaching  programme  including  topics  to  be  taught  during  the  year  /  for  each  year  of  the  curriculum for which you have postgraduate doctors/on which site/times/topics/ Assessment points/Hand  in dates/ARCP dates/Submission of assessments.]   7.4 Induction/Handover/Taking consent   You will be inducted to the Trust, your Foundation/Specialty Programme and your Foundation/Specialty  Department [add link to Trust website and CD Rom].   The policy for handover to ensure patient care is [add].   The policy for taking consent is [add].  Patient safety is paramount in your programme. The policy and process for addressing concerns about  patient safety are [add].  7.5 Relevant to Foundation Faculty Handbooks only:  The Foundation Programme  The Foundation Programme is a two‐year training programme that forms the bridge between medical  school and specialty/general practice training. All graduates of UK medical schools are required to  complete the Foundation Programme before applying for specialty training. During the Foundation  Programme, trainees will have the opportunity to gain experience in a series of placements in a variety of  specialties and healthcare settings. 
   
 
Foundation Year 1 (F1)  The first year of the Foundation Programme builds upon the knowledge, skills and competences acquired  in undergraduate training.  Foundation Year 2 (F2)  The second year Foundation Programme builds on the first year of training. In F2, the focus is on training  in the assessment and management of the acutely ill patient. Training also encompasses the generic  professional skills applicable to all areas of medicine – teamwork, time management, communication and  IT skills.  7.6 Training days and study leave  Trainees must be able to access and be free to attend training days, tasters (relevant to Foundation  Programme only), and any other courses or material that form an intrinsic part of their training  programme. Please ensure that all trainees have access to the Deanery’s Study days.  You are entitled to less than full‐time training as follows: [add]  Leave Guidance. 
8. Educational Supervision 
The KSS approach to meeting the GMC requirements for educational supervision are outlined in Appendix  2: Educational Supervision in KSS Deanery, GEAR.  8.1 Your Educational Supervisor – roles and responsibilities   Your Educational Supervisor is responsible for overseeing your training and ensuring sure that you make  the necessary clinical and educational progress. You should have regular feedback from your Educational  Supervisor . The responsibilities of an Educational Supervisor are given in the Gold Guide 2009 (4.15‐23) or  Standards for Training in the Foundation Programme/or Operational Framework for Foundation.   8.2 Your Clinical Supervisor – roles and responsibilities  Your Clinical Supervisor is responsible for your progress within each placement and for your day‐to‐day  clinical progress. You should have regular feedback from your Clinical Supervisor. The process by which  information about your progress is collated by your Educational Supervisor from your Clinical Supervisor is  [add].  
9. Your role as a learner 
You are responsible for your own learning within the programme with the support of key people as above.  You should ensure that you have regular meetings with your supervisors, that you maintain your portfolio,  keep up to date with assessments as required and be signed off.    
10. Local Faculty Groups 
Local Faculty groups (LFGs) hold a Quality Control remit within the system of educational governance  operational in KSS Deanery.     
 
10.1 The Local X [add] Faculty Group  The X Faculty Group’s remit is threefold: to ensure that the local X programme is fit for purpose and in line  with X curriculum requirements, to quality control the local X programme and to ensure that trainee  progression is tracked, supported and audited. The Local X Faculty meets three times a year, in March,  June and November. The Local Faculty’s work is quality managed by the KSS Deanery Standards for the  Local Faculty Group.   10.2 Your Year Group  Each Foundation/Specialty group needs to meet as a Year Group three times a year, to elect a Year Group  Representative and to give feedback to the Local Faculty Group about the local programme.  10.3 Your Year Group Representative   This is key part of the feedback process. This is a member of your cohort who will undertake to consult  with the whole cohort (either face‐to‐face or by e‐mail) to gather feedback about the local programme  and to give this feedback at the thrice yearly meetings of the Local X Faculty Group. The feedback loop  must be closed as relevant information/responses from the LFG need to go back to the cohort. This is the  responsibility of the Year Group Representative. 
11. The LAB  
There is a Local Academic Board (LAB) in each Trust whose responsibility it is to ensure that postgraduate  medical trainees receive education and training that meets local, national and professional standards.   The LAB undertakes the quality control of postgraduate medical training programmes. It receives Annual  Audit and Review Reports from LFGs.  
12. Your Foundation/Specialty School  
Details of your X School can be found at www.stfs.org.uk (for Foundation) and at  http://cssag.kssdeanery.org (for Specialty School). 
13. How will you learn in this programme? 
In this programme we adopt a variety of learning approaches. These include web‐based, CDs, ward‐based  clinical teaching, exposure to outpatients and theatres at the appropriate identified level, group learning,  private study, courses, reflective practice, audit projects, regular teaching specific to year and Specialty,  but also multi‐Specialty if appropriate.   13.1 Curriculum development  Postgraduate Doctors are entitled to a voice in the implementation of national curricula and can actively  contribute to its development at local and national levels. If there are changes to your curriculum  regulations and requirement during your training we will [add]  13.2 Feedback  This is a crucial aspect of your programme. You can expect to receive detailed feedback on your progress  from your Educational Supervisor and from your Clinical Supervisor. This will happen during on going     
 
review meetings with your Educational Supervisor. You should have a clear idea of your progress in the  programme at any given time and what you have to do to move to the next stage.   13.3 Annual appraisal   In this Trust the arrangements for annual appraisal are [add]  [the above must be explained with attention to time limits for annual appraisals to be returned]  13.4 Learning portfolio or e‐learning portfolio   This is a key aspect of your learning in the programme. It is your responsibility to maintain an e‐ portfolio  [change if paper based]. This is an essential mandatory requirement as it provides an audit of your  progress and learning. Further information on how to manage and complete the Foundation/Specialty e‐ portfolio can be found at your Royal College or STFS: www.stfs.org.uk   e.g. (CMT: http://www.jrcptb.org.uk/assessment/Pages/default.aspx)         (Surgery: http://www.iscp.ac.uk)          (Foundation: www.stfs.org.uk)   13.5 How are you assessed?   This programme is competency based. The assessment tools are [add]. For further details please see [add  www. link to Foundation/Specialty]. The assessments are recorded in (clarify whether paper based on line  and e‐portfolios). It is your responsibility to undertake the assessment process in accordance with your  Specialty curriculum guidance.   In this local programme relevant information about the local assessment process is [add how it works  locally/the management of the process/deadlines/key assessment points in the year].   13.6 What assessment meetings should you know about?   [Add signing off process]  13.7 What is the appeals process?  [Add local appeals process – must be in accordance with the STFS appeals process against failure to gain  certification for Foundation doctors and the Gold Guide (sections 6.37,38) for Specialty Training] 
14. What if you need help?  
Most Postgraduate Centres operate an ‘Open Door’ approach and here you can find information about  local Trust policies, e.g. Grievance, Bullying and Harassment and Equal Opportunities [add online at].   KSS Deanery also offers support for trainees in difficulty (TiD). Details of the KSS Deanery Trainees in  Difficulty Guide can be found on the KSS Deanery website.   You may also refer to the Foundation Reference Guide  14.1 How can you access career support?  Information about the KSS Deanery Career Service can be accessed at http://careers.kssDeanery.org       
 
The Foundation Faculty has a designated Faculty Careers Lead. Specialty Schools are nominating a careers  lead. Local careers information and support can be accessed by [add].  14.2 Personal job description  Service commitment, confirm that job description and rotas all comply and ensure that training time has  been given.  14.3 Using educational resources  Add Library and educational resources in the PGC, study leave, IT/computer access.  14.4 How do you access other educational opportunities?  Various opportunities that may be able to be taken during normal working are [add          ].  14.5 How about study leave?   [Add – the allowance and how to apply]  14.6 How do you apply for annual leave?  Add – the allowance and how to apply]  14.7 GMC Ethical Guidelines  14.8 How about less than full time training?  [Add – how to apply]  
15. Useful names and numbers 
Local, regional and national   KSS Deanery Website – www.kssDeanery.ac.uk   KSS Deanery Careers – http://careers.kssDeanery.org   KSS Deanery GEAR for LFGs   PMETB Generic standards for training (July 2008) – www.pmetb.org.uk   Gold Guide – www.mmc.nhs.uk/pdf/Gold%20Guide%202008%20‐%20FINAL.pdf   Add Specialty Links – www – as appropriate   National Patient Safety Agency – www.npsa.nhs.uk  Care Quality Commission – www.cqc.org.uk    15.1 Faculty Group educational support   The KSS Deanery offers a range of educational support/programmes 
   
 
For details please go to  http://education.kssDeanery.ac.uk/fac_dev‐Accredited_Programmes.php  
  Appendix A  
Here is a list with contact details of Education and Clinical Supervisors in the Trust who will   be working with you.   
   
 
South Thames Foundation   School Faculty Group   Annual Audit and Review 
This template is part of the KSS GEAR for LFGs  To be used for:   I. LFG Annual Audit and Review to LAB  II. Report to Foundation School  LEP Name  Location  Associate Dean                      
Foundation Training         Programme Director (as  appropriate)  LFG Chair  Medical   Education Manager  LFG Administrator                                 
   
 
Local Faculty Group Meetings (Please list place of meetings) 
LFG meeting 1      LFG meeting 2      LFG Meeting 3 
     Attendees     
 
Date of each meeting  1.            2.            3.           
Please tick box if person attended meeting                         
Foundation Training Programme  Director(s)(Chair)*  Foundation Programme Administrator  (s)  Educational Supervisors teaching   on the programme (insert no.)  Postgraduate Doctors representatives  from each year of the programme  Medical staffing  Library services  Careers  GP Lead as appropriate  Other appropriate work and Specialty  areas    Educational Network 
         
         
         
F1                      
F2                                                  
Number of Educational Supervisors (given as a proportion of the total number  qualified for the role e.g 6:10)  Number and percentage of Postgraduate Doctors at the start of programme  Number and percentage of Postgraduate Doctors at the end of programme 
Number and percentage of Postgraduate Doctors referred to KSS for careers advice              Number and percentage of Postgraduate Doctors referred to the KSS Trainees in  Difficulty committee  Number and percentage of Postgraduate Doctors appointed locally (Headroom)  Number and percentage of Postgraduate Doctors who have appealed against  educational decisions                        
 
Number of staff who took part in recruitment (scoring of applications for  Foundation)   
      
      
   
 
Summary of Trainees Progress  
See attached confidential spreadsheet   
Domain 1 Patient Safety 
The Handbook must provide a clear statement, which immediately addresses any concern about patient safety  arising  from  the  training  of  doctors,  and  the  roles  and  responsibilities  of  teachers,  Postgraduate  Doctors and the LFG.    Areas you may wish to comment on:  handover arrangements, ensuring continuity of patient care at the start and end of periods of day or night duties (1.6);  guidelines on taking consent (1.4);  GMC ethical requirements and the Postgraduate Doctors’ understanding of this.     
 
Foundation doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 2 Quality management review and evaluation
The curriculum and timetable must take appropriate account of working hours including EWTR (2.1) and  issues  such  as  avoiding  sleep  deprivation  and  providing  an  appropriate  intensity  of  work  in  relation  to learning.     Areas you may wish to comment on:  The curriculum and timetable;  The European Working Time Directive and rotas;  curriculum evaluation.    Foundation doctor cohort  Notable practice        
 
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
 
Domain 3 Equality, diversity and opportunity 
All Postgraduate Doctors must have access to information about their employer’s policy and procedures for Equal Opportunities and Diversity (3.1, 3.2).  Additional  support  must  be  provided  for  Postgraduate  Doctors  identified  as  vulnerable and  all  those  who  have  additional  needs  in  line  with  the  KSS  Trainees  in  Difficulty  Guidelines.  Those  trainees  with  particular  identified  needs  must  have  access  to  independent  counselling  services  and Occupational Health Services as needed (3.4).  In line with the Disability Discrimination Act, it is the LEP’s responsibility to make reasonable adjustments  to  programmes  for  Postgraduate  Doctors  with  disabilities  in  consultation  with  Foundation programme  leads (3.1).      Areas you may wish to comment on:  support for Postgraduate Doctors identified as vulnerable   and any with additional needs;  any  adjustments to programmes for Postgraduate Doctors with disabilities;  any other equality and diversity issues.    Foundation doctor cohort  Notable practice        
 
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
 
   
 
Domain 4 recruitment, selection and appointment 
The  LFG  must  have  an  accessible  and  transparent  recruitment  policy  which  outlines  requirements  for fairness, objectivity and equality of opportunity in selection procedures (4.3).  In consultation with the DME, the LFG Lead must take responsibility for ensuring an appropriate level of recruitment support is provided by the LEP to the KSS recruitment process proportionate to the number  of Postgraduate Doctors in Foundation. 
 
  Areas you may wish to comment on:  Local recruitment processes;  appeals;   recruitment support provided by LEP staff to the Deanery;    Foundation doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 5 Delivery of approved curriculum including assessment 
The local curriculum must be appropriate for the National Foundation programme curriculum framework and  must  enable  Postgraduate  Doctors  to  achieve  the  competences  and  professionalism  required  for them adequately to fulfil their present roles and future career intentions.      Areas you may wish to comment on:  the Foundation programme handbook and responses to it;  the range of educational and clinical activities as set out in the curriculum;   access to training days, courses, resources and other learning opportunities that form an intrinsic part of the training programme;   the provision of timetabled, organised educational meetings and the local centrally organised core  teaching programme including training in generic professional skills;  the approved assessment system;   changes in regulations and requirements in the reporting year.    Foundation doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
 
   
 
Domain 6 Support and development of trainees, trainers and local faculty 
Policies  and  procedures  for  induction  to  LEPs,  departments  and  clinical  teams.  There  must  be  an  Education  Supervisor  for  each  trainee  and  a  named  Clinical  Supervisor  for  each  point  of  their  training.  Supervisors  must  have  sufficient  time  to  carry  out  their  duties  and  access  to  support  and  training. Postgraduate  doctors  have  an  entitlement  to  regular,  ongoing  educational  supervision,  including  an agreed  minimum  allocation  of  time  for  educational  supervision  meetings  and  a  timetable  for  clinical supervision  meetings.  All  LFGs  must  adhere  to  the  KSS  Trainees  in  Difficulty  Policy  and  be  able  to  demonstrate  how  this  works  in  practice.  LFGs  must  implement  and  monitor  policies  and  incidents  of grievance and discipline, bullying and harassment. Postgraduate doctors must have academic and study  leave opportunities, and the opportunity to learn from and with other healthcare professionals.    Areas you may wish to comment on:  induction;  educational and clinical supervision including supervisor moderation, appraisal training and support;  bullying and harassment and grievance and disciplinary issues  (which should be generic and preserve  anonymity);  
opportunities to learn with, and from, other healthcare professionals;  study leave and academic opportunities; 
  Foundation doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 7 Management of education and training 
To publish and make clear through transparent processes who is responsible for each element and at  each stage of the training programme;   to manage processes for identifying, supporting and managing Trainees in Difficulty (7.3).    Areas you may wish to comment on:  The responsibilities of all Trust staff involved in the Foundation programme;  TiD and the TiD policy.   
  Foundation doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 8 Educational resources and capacity
There must be sufficient resources to provide the opportunity for all postgraduate doctors to achieve the  educational  outcomes  specified  in  the  curriculum  and  to  receive  full  teaching.  LFGs  must  establish effective  mechanisms  to  provide  high‐quality  career  advice,  guidance,  support  and  referral  for postgraduate doctors.    Areas you may wish to comment on:  the availability of resources;  the appropriateness of educational facilities;  the work of the careers lead and the effectiveness of careers advice, support and guidance.    Foundation doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 9 Outcomes 
Postgraduate  Doctors  must  have  access  to  an  analysis  of  outcomes  of  assessments,  benchmarked  against other programmes (9.1).       Areas you may wish to comment on:  an analysis of outcomes of assessments;   comparators and benchmarks derived from other Foundation programmes.  
  Foundation doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Comment on any difficulties in securing full membership here:        
Comment  here  on  any  issues  relating  to  the  LFG procedural  regulations;  difficulties,  steps  taken  to  resolve them:        
Confirm that trainees are represented on LFGs and LAB. Describe and comment on their induction.  Monitor attendance at the KSS Deanery Postgraduate Doctors Representatives Workshops        
Please tick to confirm that you have appended  Local Faculty Handbook  GEAR Local Faculty Standards  Quality Manual  Contract Review Report    Please send to Quality Office at: quality@kssdeanery.ac.uk by the publicised date from   Deanery each year.           
   
 
KSS Specialty            add specialty name   Programme Local Faculty Group  Annual Audit and Review 
This template is part of KSS GEAR for LFGs.  To be used for:   I. LFG Annual Audit and Review to LAB  II. Report to Specialty School    LEP Name  Location  Associate Dean  Specialty Programme  Director(s) (as  appropriate)  LFG Chair(s)  Medical   Education Manager(s)  LFG Administrator(s)  Numbers                                            
             
of Postgraduate Doctors  in the Specialty (by level  of training) 
No. of Staff Grade         Doctors in the Specialty  (incl. specialty, Assoc  specialist & Trust  doctors) 
 
 
Local Faculty Group Meetings (Please list place of meetings) 
LFG meeting 1      LFG meeting 2      LFG Meeting 3 
   Attendees      Specialty Local Programme   Director(s) (Chair)*  Specialty Local Programme  Administrator(s) 
  Date of each meeting  1.            2.            3.           
Please tick box if person attended meeting                         
Educational Supervisors teaching   on the programme (insert no.)  Postgraduate Doctors representatives  from each year   of Specialty  Medical Staffing  Library Services  Careers  GP Lead as appropriate  Other appropriate work and Specialty  areas  Educational Network 
         
         
         
Number of Educational Supervisors (given as a proportion of the total number  qualified for the role eg 3:6)  Number and percentage of Postgraduate Doctors at the start of programme  Number and percentage of Postgraduate Doctors at the end of programme 
                    
Number and percentage of Postgraduate Doctors referred to KSS for careers advice              Number and percentage of Postgraduate Doctors referred to KSS Trainees in  Difficulty committee  Number and percentage of Postgraduate Doctors appointed locally (Headroom)  Number and percentage of Postgraduate Doctors who have appealed against  educational decisions  Number of staff who took part in recruitment on national or local panels                             
 
 
Summary of Trainees’ Progress  
See attached confidential spreadsheet 
 Domain 1 Patient Safety 
The Handbook must provide a clear statement, which immediately addresses any concern about patient safety  arising  from  the  training  of  doctors,  and  the  roles  and  responsibilities  of  teachers,  Postgraduate Doctors and the LFG.    Areas you may wish to comment on:  handover arrangements, ensuring continuity of patient care at the start and end of periods of day or night duties (1.6);  guidelines on taking consent (1.4);  GMC ethical requirements and the Postgraduate Doctors’ understanding of this.    Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 2 Quality management review and evaluation 
The curriculum and timetable must take appropriate account of working hours including EWTR (2.1) and  issues  such  as  avoiding  sleep  deprivation  and  providing  an  appropriate  intensity  of  work  in  relation  to learning.       Areas you may wish to comment on:  The curriculum and timetable;  The European Working Time Directive and rotas;  curriculum evaluation.    Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 3 Equality, diversity and opportunity 
All Postgraduate Doctors must have access to information about their employer’s policy and procedures  for Equal Opportunities and Diversity (3.1, 3.2).  Additional  support  must  be  provided  for  Postgraduate  Doctors  identified  as  vulnerable  and  all  those  who  have  additional  needs  in  line  with  the  KSS  Trainees  in  Difficulty  Guidelines.  Those  trainees  with  particular  identified  needs  must  have  access  to  independent  counselling  services  and  Occupational Health Services as needed (3.4).  In line with the Disability Discrimination Act, it is the LEP’s responsibility to make reasonable adjustments  to  programmes  for  Postgraduate  Doctors  with  disabilities  in  consultation  with  Specialty  programme  leads (3.1).      Areas you may wish to comment on:   support for Postgraduate Doctors identified as vulnerable   and any with additional needs;  any  adjustments to programmes for Postgraduate Doctors with disabilities;  any other equality and diversity issues.    Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 4 recruitment, selection and appointment 
The  LFG  must  have  an  accessible  and  transparent  recruitment  policy  which  outlines  requirements  for fairness, objectivity and equality of opportunity in selection procedures (4.3).  In consultation with the DME, the LFG Lead must take responsibility for ensuring an appropriate level of recruitment support is provided by the LEP to the KSS recruitment process proportionate to the number  of Postgraduate Doctors in the specialty. 
 
  Areas you may wish to comment on:  appeals;   recruitment support provided by trust staff to the Deanery;     Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 5 Delivery of approved curriculum including assessment 
The local curriculum must be appropriate for the National Specialty programme curriculum framework  and  must  enable  Postgraduate  Doctors  to  achieve  the  competences  and  professionalism  required  for  them adequately to fulfil their present roles and future career intentions.      Areas you may wish to comment on:   the specialty programme handbook and responses to it;  the range of educational and clinical activities as set out in the curriculum;   access to training days, courses, resources and other learning opportunities that form an intrinsic part of the training programme;   the approved assessment system;   changes in regulations and requirements in the reporting year.    Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 6 Support and development of trainees, trainers and local faculty 
There  must  be  policies  and  procedures  for  induction  to  LEPs,  departments  and  clinical  teams.  There must be an Education Supervisor for each postgraduate doctor and a named Clinical Supervisor for each point  of  their  training.  Supervisors  must  have  sufficient  time  to  carry  out  their  duties  and  access  to  support  and  training.    Postgraduate  doctors  have  an  entitlement  to  regular,  ongoing  educational supervision, including an agreed minimum allocation of time for educational supervision meetings and a timetable for clinical supervision meetings. All LFGs must adhere to the KSS Trainees in Difficulty Policy  and be able to demonstrate how this works in practice. LFGs must implement and monitor policies and incidents  of  grievance  and  discipline,  bullying  and  harassment.  Postgraduate  doctors  must  have  academic and study leave opportunities, and the opportunity to learn from and with other healthcare professionals.      Areas you may wish to comment on:  induction;  educational and clinical supervision including supervisor moderation, appraisal training and support;  bullying and harassment and grievance and disciplinary issues  (which should be generic and preserve  anonymity);   the provision of timetabled, organised educational meetings, including training in generic  professional skills; 
opportunities to learn with, and from, other healthcare professionals;  study leave and academic opportunities; 
  Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
 
 
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 7 Management of education and training 
To publish and make clear through transparent processes who is responsible for each element and at each stage of the training programme;   to manage processes for identifying, supporting and managing Trainees in Difficulty (7.3);    Areas you may wish to comment on:  The responsibilities of all LEP staff involved in the specialty programme;  TiD and the TiD policy.    
  Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 8 Educational resources and capacity 
There must be sufficient resources to provide the opportunity for all Postgraduate Doctors to achieve the educational  outcomes  specified  in  the  curriculum  and  to  receive  full  teaching.  LFGs  must  establish effective  mechanisms  to  provide  high‐quality  career  advice,  guidance,  support  and  referral  for postgraduate doctors.    Areas you may wish to comment on:  the availability of resources;  the appropriateness of educational facilities;  the work of the careers lead and the effectiveness of careers advice, support and guidance.    Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 9 Outcomes 
Postgraduate Doctors must have access to an analysis of outcomes of assessments, benchmarked against other programmes (9.1).     Areas you may wish to comment on:             an analysis of outcomes of assessments;   comparators and benchmarks derived from other specialty programmes.    Postgraduate doctor cohort  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Comment on any difficulties in securing full membership here:        
Comment here on any issues relating to the LFG procedural regulations; difficulties, steps taken to  resolve them:                 Confirm that trainees are represented on LFGs and LAB. Describe and comment on their induction.  Monitor attendance at the KSS Deanery Postgraduate Doctors Representatives Workshops        
   
 
Signed by Local Faculty Lead  Date signed    Please tick to confirm that you have appended  Local Faculty Handbook  GEAR Local Faculty Standards  Quality Manual  Centre Review Report   
             
       
Please send to Quality Office at: quality@kssdeanery.ac.uk by the publicised date from   the KSS each year.   
 
 
KSS General Practice Programme Local  Faculty Group Annual Audit and  Review 
To be used for:       LEP Name  Associate GP Dean  GP Programme  Directors                       LFG Annual Audit and Review to LAB  Report to GP Specialty School 
MEM(s) 
      
LFG Administrator(s) 
      
 
 
Local Faculty Group (Please list place of meetings) 
LFG meeting 1      LFG meeting 2      LFG Meeting 3 
     Attendees     
 
Dates of each meeting  1.            2.            3.           
Please tick box if person attended meeting                         
GP Associate Dean or Deputy(Chair)  Specialty Local Programme  Administrator  Educational Supervisors teaching on the  programme (insert no.)  Postgraduate Doctors representatives  from each year   of Specialty  Medical Staffing  Library Services  Careers  GP Programme Directors as appropriate GP Trainers (Please list by name)*  Clinical Supervisors of GP trainees  (please list by name and Specialty)*  Other appropriate work and Specialty  areas  *Extend boxes as required     Educational Network  Number of Accredited GP Trainers  Number of FY2 Clinical Supervisors 
             
             
             
                                  
Number of FY2 Community Educational Supervisors trained  Number of Trainers now left the programme  Number of Trainer Overlaps     
 
Summary of Trainees 
See attached spreadsheet 
 
 
Domain 1 Patient Safety 
The Handbook must provide a clear statement, which immediately addresses any concern about patient safety  arising  from  the  training  of  doctors,  and  the  roles  and  responsibilities  of  teachers,  Postgraduate  Doctors and the LFG.    Areas you may wish to comment on:  handover arrangements, ensuring continuity of patient care at the start and end of periods of day or night duties (1.6);  guidelines on taking consent (1.4);  GMC ethical requirements and the Postgraduate Doctors’ understanding of this.  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 2 Quality management review and evaluation 
The curriculum and timetable must take appropriate account of working hours including EWTR (2.1) and  issues such as avoiding sleep deprivation and providing an appropriate intensity of work in relation to  learning.    Areas you may wish to comment on:  The curriculum and timetable;  The European Working Time Directive and rotas;  curriculum evaluation. 
Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 3 Equality, diversity and opportunity 
All Postgraduate Doctors must have access to information about their employer’s policy and procedures for Equal Opportunities and Diversity (3.1, 3.2).  Additional  support  must  be  provided  for  Postgraduate  Doctors  identified  as  vulnerable and  all  those  who  have  additional  needs  in  line  with  the  KSS  Trainees  in  Difficulty  Guidelines.  Those  trainees  with  particular  identified  needs  must  have  access  to  independent  counselling  services  and Occupational Health Services as needed (3.4).  In line with the Disability Discrimination Act, it is the LEP’s responsibility to make reasonable adjustments  to  programmes  for  Postgraduate  Doctors  with  disabilities  in  consultation  with  Foundation  programme leads (3.1).    Areas you may wish to comment on:   support for Postgraduate Doctors identified as vulnerable   and any with additional needs;  any  adjustments to programmes for Postgraduate Doctors with disabilities;  any other equality and diversity issues.  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 4 recruitment, selection and appointment 
The  LFG  must  have  an  accessible  and  transparent  recruitment  policy  which  outlines  requirements  for fairness, objectivity and equality of opportunity in selection procedures (4.3).  In consultation with the DME, the LFG Lead must take responsibility for ensuring an appropriate level of recruitment  support  is  provided  by  the  Trust  to  the  KSS  recruitment  process  proportionate  to  the number of Postgraduate Doctors in training.    Areas you may wish to comment on:   appeals;   recruitment support provided by trust staff to the Deanery; 
Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 5 Delivery of approved curriculum including assessment 
The  local  curriculum  must  be  appropriate  for  the  National  GP  programme  curriculum  framework  and must  enable  Postgraduate  Doctors  to  achieve  the  competences  and  professionalism  required  for  them adequately to fulfil their present roles and future career intentions.      Areas you may wish to comment on:  the GP programme handbook and responses to it;  the range of educational and clinical activities as set out in the curriculum;   access to training days, courses, resources and other learning opportunities that form an intrinsic part  of the training programme;   the approved assessment system;   changes in regulations and requirements in the reporting year.  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 6 Support and development of trainees, trainers and local faculty 
Policies and procedures for induction to LEPs, departments and clinical teams. There must be an Education Supervisor  for  each  trainee  and  a  named  Clinical  Supervisor  for each  point  of  their  training.  Supervisors must  have  sufficient  time  to  carry  out  their  duties  and  access  to  support  and  training.    Postgraduate doctors  have  an  entitlement  to  regular,  ongoing  educational  supervision,  including  an  agreed  minimum allocation of time for educational supervision meetings and a timetable for clinical supervision meetings. All LFGs must adhere to the KSS Trainees in Difficulty Policy and be able to demonstrate how this works in  practice. LFGs must implement and monitor policies and incidents of grievance and discipline, bullying and harassment.  Postgraduate  doctors  must  have  academic  and  study  leave  opportunities,  and  the opportunity to learn from and with other healthcare professionals.    Areas you may wish to comment on:  induction;  educational and clinical supervision including supervisor moderation, appraisal training and support;  bullying and harassment and grievance and disciplinary issues  (which should be generic and preserve  anonymity);   the provision of timetabled, organised educational meetings, including training in generic  professional skills; 
opportunities to learn with, and from, other healthcare professionals;  study leave and academic opportunities; 
Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 7 Management of education and training 
To publish and make clear through transparent processes who is responsible for each element and at each stage of the training programme;   to manage processes for identifying, supporting and managing Trainees in Difficulty (7.3).    Areas you may wish to comment on:  The responsibilities of all Trust and hospital staff involved in the GP programme;  TiD and the TiD policy.  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Domain 8 Educational resources and capacity 
There must be sufficient resources to provide the opportunity for all postgraduate doctors to achieve the educational  outcomes  specified  in  the  curriculum  and  to  receive  full  teaching.  LFGs  must  establish effective  mechanisms  to  provide  high‐quality  career  advice,  guidance,  support  and  referral  for postgraduate doctors.    Areas you may wish to comment on:  the availability of resources;  the appropriateness of educational facilities;  the work of the careers lead and the effectiveness of careers advice, support and guidance. 
Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
 
 
Areas of improvement since last report        
   
 
Domain 9 Outcomes 
Postgraduate Doctors must have access to an analysis of outcomes of assessments, benchmarked  against other programmes (9.1).    Areas you may wish to comment on:  an analysis of outcomes of assessments;   comparators and benchmarks derived from other GP programmes.  Notable practice        
Areas of concern with time‐bound targets for action with named responsibility        
Areas of improvement since last report        
 
 
Comment on any difficulties in securing full membership here:        
Comment here on any issues relating to the LFG procedural regulations; difficulties, steps taken to  resolve them:                 Confirm that trainees are represented on LFGs and LAB. Describe and comment on their induction.  Monitor attendance at the KSS Deanery Postgraduate Doctors Representatives Workshops        
   
 
Signed by Local Faculty Lead  Date signed 
             
 
 
Appendices 
Appendix 1:  
KSS Quality Management Overview 
Appendix 2:  
Educational Supervision in KSS Deanery  The KSS Qualified Educational Supervisor Programme (QESP) Overview 
Appendix 3:  
Roles and Responsibilities of London and KSS Deaneries 
Appendix 4:  
LAB GEAR Mapping Document against PMETB Standards for Deaneries (July 2008), PMETB Generic  standards for training (including Foundation standards) (July 2008) and PMETB Standards for curricula and  assessment systems (July 2008) and other key documentation   (as appropriate) 
Appendix 5:  
LFG GEAR Mapping Document against PMETB Standards for Curricula and assessment   systems (July 2008) 
Appendix 7:  
GUIDANCE FOR DOCUMENTATION: Local Faculty Groups (Post Foundation)   (Re. Handling of Trainees in Difficulty) Record Keeping   
   
 
Appendix 1   KSS Quality Management Overview 
Regulatory Requirements 
National regulatory bodies  a. UK PGME is quality assured by the GMC with the purpose of developing a single, unifying framework  for PGME.   b. GMC is responsible for:  a. certifying doctors for the GP and specialist registers;  b. prospective approval of all training posts that lead to the award of a Certificate of Completion of  Training (CCT);  c. approving specialist training curricula and assessments which are devised and submitted to GMC  by the medical Royal Colleges;  d. quality assurance and evaluation of the management of postgraduate training;  e. setting the overarching principles under which selection into specialist training must operate;   f. providing policy development for the sector. 
1. To achieve these aims, GMC works closely and regularly consults with:  1. medical Royal Colleges and Faculties;  2. the four UK departments of health;  3. Postgraduate Deaneries;  4. strategic health authorities, Trusts and hospitals;  5. trainees;  6. patient groups;  7. professional bodies;  8. other healthcare regulatory bodies;   9. the general public.  Deanery and LEP roles  10. KSS operates as the regional representative of the GMC for all LEP quality management for PGME. It  performs this function in collaboration with the medical Royal Colleges, to provide a single Visiting  Body for LEPs. Whereas in the past, LEPs were subject to multiple visits, now the only requirement for  visiting with which they must comply is the KSS Contract Review process.   11. LEPs may, of course, invite developmental or pastoral visits from other external agencies where their  Chief Executives find a cost benefit in doing so.   
 
12. As figure 1 shows, in formal terms, GMC is responsible for Quality Assurance and thus for setting  Standards; Deaneries are responsible for Quality Management by implementing a Regulatory  function; and LEPs are responsible for Quality Control by providing an Audit process. All three have a  responsibility for ensuring that their quality processes support the development and improvement of  PGME. 
National Quality System for PGME PMETB/ GMC Quality Assurance Role Standards and Development
DEANERY Quality Management Role Regulation and Development
LOCAL EDUCATION PROVIDER [LEP]Quality Control Role Audit and Development
      
 
Figure 1: National Quality System for PGME 
  Contractual relationships  a. The basis for any quality system is a formal Contract, that is, a document that describes ‘an exchange  of considerations’. Typically, a commissioner or purchaser exchanges funding in consideration for  services from a provider. The Contract specifies precisely what each party will give and receive.   b. In KSS, an Education, Training and Development Contract is signed each year between KSS and the  Chief Executive Officer (CEO) of its LEP. This provides the basis for payment from KSS to the LEP, in  consideration of which the LEP contracts to provide PGME of the specified standard. The detailed  Specifications to the Contract then provide the standards against which each party judge whether or  not the other has met their agreement.   c. That contractual relationship then extends from the CEO of the LEP to its clinical and non‐clinical staff,  through their Contracts of Employment. In an LEP, for example, the CEO contracts hospital consultants  to provide teaching and educational supervision. That agreement is then demonstrated through an  individual’s Job Plan, which includes those responsibilities as part of their formal employment role. If  an individual hospital consultant decides that they do not want to provide teaching or educational  supervision then that, too, will be reflected in their Job Plan. Figure 2 illustrates these relationships. 
   
 
Contractual Relationships ŅAn exchange of considerationsÓ
DH/SHA/ Deanery Education Contract Starting point for Quality Management Signed between Deanery/ SEC and LEP Chief Executive Basis for payment from Deanery to LEP In consideration of specified services
Local Education Provider Contracts of Employment Legal obligation of employees to fulfil job role Negotiation between employer and employee on Job Plan Choice of whether or not to have trainees If have trainees, have to meet contractual requirements
 
Figure 2: Contractual Relationships 
   
 
The KSS Quality Management System 
Educational governance and clinical governance  a. KSS Deanery ensures a close relationship between Educational Governance and Clinical Governance.  We believe that excellent teaching and excellent educational supervision produces excellent patient  care.  b. In the same way that standards for clinical practice are ultimately ethically decided, we recognise  education as fundamentally a morally charged activity. It is from this standpoint that the KSS Quality  Management System (QMS), and the processes associated with it, have been developed.  A principled approach to practice  13. All of the work of the Education Department is informed by the approach that we advocate – A  Principled Approach to Practice (see Figure 3). Its starting point is an explicitly ethical stance,  summarised as Kant’s Categorical Imperative: ‘treat others as you would wish to be treated yourself.’  With those principles foregrounded, we move directly into the real‐life, complex, problematic world  of everyday clinical practice. Our intention is to develop practical solutions to practical problems,  drawing on a wide range of theoretical perspectives.  14. This means that our QMS is:  i. highly collaborative: we design it in collaboration with the people who are going to have   to implement it at local level;  developmental for both sides: we aim to learn more about each other’s contexts   and needs;  flexible: we hope to encourage local diversity and creativity within regional   and national guidelines. 
ii.
iii.
The professional conversation  15. At the heart of our collaborative practice is what we term ‘the Professional Conversation’, an ongoing  discussion with stakeholders about principles, processes and patients. It is through this dialogue that  we invite change in PGME, across the range of our working contexts   (see Figure 3).  16. At present, the contexts in which professional conversations take place include:  i. one‐to‐one discussions with hospital consultants to develop their teaching in real‐life clinical  settings;  open‐invitation meetings to consult DMEs and MEMs about the Specifications for the Education,  Training and Development Contract;  advisory roles with LABs and LFGs;  collaborative meetings with Heads of Schools to share operational issues and identify strategic  routes ahead;  e‐discussions to arrange, manage and discuss the results of the GMC survey; 
ii.
iii. iv.
v.
   
 
vi.
internal KSS meetings to integrate its four key work areas – Education, Schools, Workforce, and  Operations – as part of the process of developing an appropriate KSS QMS. 
Key elements of the QMS  17. The QMS contains five key elements:  i. Contract Review: an annual visit to LEPs to verify their Quality Manual, agree progress on their  Education Strategy, and sign the Education Contract.  Academic Development Programmes: through which educational expertise and capacity is grown  in the region. This includes:  a. Qualified Educational Supervisor Programme (QESP);  b. MA Education in Clinical Settings;  c. Postgraduate Certificate Managing Medical Careers;  d. Co‐mentoring for new consultants;  e. KSS Simulation Strategy;  f. KSS School of Clinical Leadership.  g. GEAR, which set out the operational requirements for LEP LABs and LFGs. It provides structure,  process and standards to implement GMC Domains.  h. KSS School Development, including:  i. ii. iii. iv. i. LEP Visiting;   Responses to the annual GMC survey;  Developing shared practice with undergraduate medical schools and the medical Royal  Colleges;  Developing the academic role of Schools. 
ii.
Medical Workforce Management, especially:  a. Creating common quality management processes for recruitment and workforce  management across all Schools;  b. Developing appropriate IT structures to support workforce data management and  communications;  c. Providing administrative support to Schools’ Committees;  d. Providing administrative support to the LEP Visiting Process;  e. Advising and supporting workforce functions in LEPs. 
18. The QMS is supported by:  The KSS internal Committee structure, especially:     f. The Quality Management Steering Group, chaired by the Dean Director;  The Quality Management Operations Group, co‐ordinated by the KSS Quality Manager.  The KSS School, LAB and LFG structure, which provide local Quality Control for all PGME functions  (see Figure 4). 
   
 
g. Mapping to national standards, including GMC standards; GMC Domains and Standards; MMC  Gold Guide; Foundation and Specialty Schools’ policies, regulations and governance; NHSLA Risk  Management Standards, the quality management metrics that LEPs will be measured against.  h. Best practice from other mainstream quality systems for Education, Training and Development,  especially the QAA; Investors in People; LSCs; ISO 9000; and Ofsted.  i. j. Partnership processes to develop, manage and control quality participatively with our LEPs.  Strong, regular KSS presence in LEPs to provide ongoing support and development. 
From practice to policy  19. The QMS reflects the operational needs of LEPs to provide excellent PGME in real‐life clinical settings.  It describes standards and processes for supporting and operating a values‐based curriculum in  practice.   20. Effectively, therefore, it integrates and operationalises the domains, standards and mandatory  requirements described by GMC in its Generic Standards for Training; Standards for Curricula and  Assessment Systems; and Standards for Deaneries. In this way, it draws a line of continuity from the  individual teacher and learner in the clinical setting to the national policy development reflected in  PMETB’s documentation.  21. In this way the QMS stabilises the necessary tension between the local clinical environment’s need to  provide continuity of care and of education, and national requirements for change in the organisation  and management of PGME10.    22. The QMS, therefore, is deliberately organised in a way that reflects the everyday practice   of teaching, learning, curriculum development and education management in real‐life clinical settings.  This is reflected, for example, in the organisation of GEAR into ‘standards for practice’.  23. A particular role and task of the Deanery, therefore, is to translate LEP reports, which are made  against ‘standards for practice’, into its Annual Audit and Review (AAR) report to GMC, which is  organised as ‘Domains of Policy’. This is carried out by the Education Department, which uses  qualitative research methodologies to provide a meta‐analysis of LEP AARs and to organise those data  into GMC Domains.  24. This approach is considered important to:  i. ii. enable LABs and their LFGs to develop their new local curricula out of best clinical practice;  make a clear relationship between the management roles of providing a strong educational  infrastructure and the leadership roles of developing excellent teaching and educational  supervision;  support individual practitioners in developing their practice, in a period of intense   change in governance;  reduce turbulence and maintain focus on teaching and learning in practice; 
iii.
iv.
                                                            
10
 The rapid change in policy development and implementation for PGME is well described in PMETB (2008) The State of Postgraduate Medical 
Education and Training: a changing landscape. London: PMETB. 
   
 
v. vi.
enable precision in thinking about the needs of a values‐based curriculum;  ensure that the best practice, which has always typified PGME, is ‘held in transition’,   not ‘lost in translation’. 
   
 
A Principled Approach to Practice    Coherent ethical framework for all Education Department work   Relates Educational Governance to Clinical Governance  Operates through the Professional Conversation 
Centre Review    Annual exercise    Local   Educational   Infrastructure    Verify   Quality Manual    Agree   Education Strategy    Sign Contract        
Academic  Development    QESP    MA Clinical Education    PG Cert Careers  Mentoring    Simulation    Leadership
 
GEAR      Structure, Process and  Standards to  implement GMC  Domains    Local Academic  Boards  Local Faculty Groups    Supports local  ownership 
School  Development    LEP Visiting    Annual GMC  Questionnaire    Developing academic  role    Sharing practice with  Royal Colleges and   Medical Schools   
Medical Workforce      Recruitment and   Workforce   Management    Data Management  & Communication    School administrative  support    LEP Support 
Provide data for:   Hospital Visiting   Deanery Annual Audit and Review report to PMETB    Managed by:  Deanery Quality Management Steering Group  Deanery Quality Management Operations Group 
Figure 3: A Principled Approach to Practice   
 
 Deanery Schools  Acute Care Common Stem, Anaesthetics, Foundation, General Practice, Medicine, Obstetrics &  Gynaecology, Paediatrics, Psychiatry, Surgery.  Heads of Schools are members of Deanery Quality Management Steering Group 
LEP Local Academic Board  Director of Medical Education (Chair); Medical Education Manager; Library Services Manager;  Medical Director; Human Resources Director; Finance & IT Director  Trainee Representative and Lay Representative  Deanery Education Adviser & Associate Dean  Meets three times a year to:  Approve Reports from Local Faculty Groups;  Manage Quality Control;  Oversee Local Faculty Development;  Produce Annual Audit and Review. 
Local Faculty Groups  Everyone involved in providing the programme  LFG Lead relates to relevant Deanery Head of School    Produces, reviews and updates local curriculum and trainee handbook  Manages QESP throughput   Identifies LFG Lead on key roles e.g. Careers    Meets three times a year to:    Review and report to LAB on progress of every learner;  Review Faculty members’ own development needs.    Reports to:  Local Academic Board    Figure 4: KSS School, LAB and LFG Structure 
 
 
Appendix 2: 
Educational Supervision in KSS Deanery 
1.0 Overview   1.1  The purpose of this document is to outline the role and responsibilities of Educational Supervisors  working in postgraduate medical education in the KSS Deanery in relation to Foundation and  Specialty Training.   This guidance may also support LEPs, LFGs and LABs in their quality control as they educationally  support, manage, audit and resource the educational role of Educational Supervisors within KSS  Trusts.   This guidance is mapped to the PMETB Gold Guide 2009; Postgraduate Medical and Education  Training Board (PMETB) Standards for curricula and assessment systems (July 2008); and Generic  Standards for Training (Sept 2009).   Education and training for all consultants who wish to qualify as Educational Supervisors,   offered  by the KSS Educational Department, is outlined.  The role of Educational Supervisor is supported by the Local Faculty group and Local  Academic  Board infrastructure within KSS and the KSS Deanery GEAR. The requirements of the PMETB  Generic Standards for Training are mapped 
1.2  
1.3 
1.4  1.5 
2.0 Scope of the role in KSS   2.1  The approach taken in KSS is to educate and train all hospital consultants as Educational  Supervisors and on a long‐term programme, which promotes those currently in the role. We see  the role of Educational Supervisor as distinct from, but having points of overlap with, that of  Clinical Supervisor. By educating and training all consultants as Educational Supervisors, we  ensure the robustness of education and training for all clinical supervisors, while ensuring that  those who wish to take on a more expanded role of Educational Supervisor are also equipped to  do so. Organisationally the formal roles of Clinical Supervisor and Educational Supervisor are  disaggregated for the purposes of job planning. 
3.0 Definitions   These have been updated from the PMETB standards and the Gold Guide (both 2009)  3.1 Educational supervision  The revised definition of Educational Supervisor is:   “A trainer who is selected and appropriately trained to be responsible for the overall supervision and  management of a specified trainee’s educational progress during a training placement or series of  placements. The Educational Supervisor is responsible for the trainee’s Educational Agreement.” (Gold  Guide 4.22)  3.2 Clinical supervision   The revised definition of Clinical Supervisor is:  
 
 
“A trainer who is selected and appropriately trained to be responsible for overseeing a specified trainee’s  clinical work and providing constructive feedback during a training placement.  Some training schemes  appoint an Educational Supervisor for each placement. The roles of Clinical and Educational Supervisor  may then be merged.” (Gold Guide 4.23)  4.0 Educational Supervisor role and responsibilities  This is a complex role which spans the areas of educational management, educational supervision and  feedback, clinical supervision, an understanding of the role of assessment in learning, the use of portfolios  as a learning and assessment tool, an understanding of how to identify, support and manage a trainee in  difficulty, and of supporting trainee career decision making.   4.1 The Educational Supervisor (Educational Management)  The Educational Supervisor:   4.1.1  4.1.2  4.1.3  enables trainees to learn by taking responsibility for patient management within the context of  clinical governance and patient safety (6.25);  understands and demonstrates ability in the use of the approved in‐work assessment tools and is  clear as to what is deemed acceptable progress (6.26);  regularly reviews the trainee’s progress through the training programme, adopts a constructive  approach to giving feedback on performance, advises on career progression and understands the  process for dealing with a trainee whose progress gives cause for concern (6.27);  ensures that clinical care is valued for its learning opportunities; learning and teaching must be  integrated into service provision (6.28);  liaises as necessary with other trainers both in their clinical departments and within the  organisation to ensure a consistent approach to education and training and the sharing of good  practice across specialties and professions (6.29);  is responsible for the educational progress of a trainee over an agreed period of training (in KSS  this is normally of a year’s duration) set against knowledge of an approved curriculum;  undertakes supervision of a trainee, giving regular, appropriate feedback according to the stage  and level of training, experience and expected competence of the trainee (6.25);   undertakes or delegates assessment of trainees as appropriate, has been trained in assessment  and understands the generic relationship between learning and assessment and particularly that  within a specific curriculum (6.35);   meets with trainees at agreed, specified times in accordance with the requirements of Foundation  or Specialty curricula (6.6); 
4.1.4  4.1.5 
4.1.6  4.1.7  4.1.8 
4.1.9 
4.1.10   liaises with Clinical Supervisors to gain an overview of trainee progression (6.29);  4.1.11  attends Local Faculty Group meetings as required and disseminates relevant information to  clinical supervisors and trainees as appropriate (LFG GEAR);   4.1.12   liaises with the appropriate Training Programme Director (Foundation or Specialty) over trainee  progression (LFG GEAR);   4.1.13   liaises with the postgraduate centre about requested information regarding trainee progression;   4.1.14   ensures appropriate training opportunities in order for trainees to gain the required  competences;     
 
4.1.15   acts as a first port of call for trainees who have concerns or issues about their training   and manages this in accordance with the KSS Trainees in Difficulty Guide;  4.1.16   participates in any visiting processes as required (LAB GEAR);  4.1.17  discusses career intentions as appropriate, and offers support either individually or via KSS Faculty  Career Lead/Specialty School career structure (6.27).   5.0  Educational meetings: initial  
The Educational Supervisor arranges to meet trainees at the beginning of each rotation to:   5.1   5.2   5.3   5.4   5.5   5.6   5.7   6.0  check that the trainee has received a local induction;  ensure that competency check lists have been completed;   ensure that the trainee has relevant Handbooks; Specialty, Faculty etc.;   discuss trainee learning needs, how these will be developed and which assessment methods will  be used to evaluate whether the trainee is meeting required competencies;   record all meetings, outcomes of meetings as required and communicate these to trainee, Faculty  Group, Training Programme Director as appropriate;  discuss the range of evidence that might contribute to the building of a portfolio of trainee  progression;  review the trainee’s portfolio at each meeting and adapt/monitor learning needs in relation to  curricula requirements.   Education meetings: mid point  
The Educational Supervisor meets the trainee at the mid point of each rotation to:   6.1   6.2   6.3   6.4   6.5   discuss progress to date, and review progress. If necessary amend learning outcomes;   discuss taster opportunities if appropriate and ensure that these are relevant and appropriate to  career intentions;  review learning portfolio and support trainee development of evidence of competency;  ensure that the trainee is appropriately engaging in the assessment process, learning from this and  achieving the expected competencies for the stage and level of training;   negotiate remedial efforts if required. 
7.0 Education meetings: end point of rotation   The Educational Supervisor meets the trainee at the end of each rotation to:  7.1   7.2    
review progress to date in relation to the requirements of the curriculum;   ensure that all appropriate assessments have been completed, review with the trainee which  competencies have been met; and amend professional development plan as appropriate, noting  what needs to be carried forward to the next rotation and forward plan future trainee learning  needs;   ensure that all relevant documentation has been completed.  
7.3  
8.0 ARCP appraisal, assessment and annual planning (Gold Guide 7.24 ff)  8.1   The Educational Supervisor is responsible for bringing together the structured report which looks  at evidence of progress in training and for undertaking work‐based appraisals with their trainees 
   
 
(NHS Appraisal). In the Foundation Programme the Educational Supervisor signs off the  Foundation Achievement of Competency Document (FACD), which is then countersigned by the  Training Programme Director.   9.0 Appraisal and revalidation   9.1   The Education Supervisor appraises trainees annually as appropriate using the NHS Appraisal  Documentation, which can be found at: 
www.dh.gov.uk/en/Policyandguidance/Humanresourcesandtraining/EducationTrainingandDevelopment/ Appraisals/DH_4031937  10.0 Educational supervision and local faculty development   10.1   The KSS Deanery offers a range of professional development programmes. Specifically it offers the  QESP, Part One: the Certificate in Teaching and Part Two: the Certificate in Educational  Supervision. This two‐part programme is the KSS Deanery’s qualification for those undertaking the  Educational Supervisor role. Details of this and other professional development programmes for  Local Faculty and Educational Supervisors, such as the MA in Clinical Education, the Postgraduate  Certificate in Managing Medical Careers, and Supporting Trainees in Difficulty can be found at:   http://education.kssdeanery.ac.uk/fac_dev‐AccreditedProgrammes.php  Copies of GEAR for LFGs and LABs have been distributed to NHS Trusts in the KSS region.  If you would like copies, please contact Judith Mason at KSS Deanery: jmason@kssdeanery.ac.uk or 020  7415 3454.   
   
 
Educational and Clinical Supervisor Job Planning Tariff 
Background  The expectations on those undertaking educational roles have increased enormously in the last few years.  There is now a requirement to properly induct, plan, assess, deliver specific curriculum objectives and,  vitally, record many aspects of doctors’ performance during training. To do this takes time and training of  the trainers. KSS Deanery has currently started the first three of a five‐year programme to offer training in  teaching and educational supervision to every Consultant in KSS. However, time and, by implication,  resource, must also be made available through the job planning process as part of the new Consultant  contract. It is also an expectation of every LEP, as set out in the Deanery’s annual education contract with  every LEP.  This  guidance  may  also  support  LEP,  Local  Faculty  Groups  and  Local  Academic  Boards  in  their  quality  control  as  they  educationally  support  manage,  audit  and  resource  the  educational  role  of  Educational  Supervisors within KSS LEP.   The approach taken in KSS is to educate and train all hospital consultants as Educational Supervisors. We  see the role of Educational Supervisor as distinct from, but having points of overlap with, that of Clinical  Supervisor.    By  educating  and  training  all  consultants  as  Educational  Supervisors,  we  ensure  the  robustness  of  education  and  training  for  all  clinical  supervisors,  whilst  ensuring  that  those  who  wish  to  take on a more expanded role of Educational Supervisor are also equipped to do so. Organisationally the  formal  roles of  Clinical  Supervisor  and Educational  Supervisor  are  disaggregated  for  the  purposes  of job  planning.   Educational Supervision   The  educational  supervisor  is  responsible  for  the  supervision  of  a  trainee’s  progress  over  time.   Educational  supervisors  are  responsible  for  ensuring  that  trainees  are  making  the  necessary  clinical  and  educational progress [Gold Guide 4.22].    Clinical Supervision   Each trainee should have a named clinical supervisor for each placement, usually a senior doctor, who is  responsible  for  ensuring  that  appropriate  clinical  supervision  of  the  trainee’s  day  to  day  clinical  performance occurs at all times, with regular feedback. [Gold Guide 4.27]   Educational Supervisor role and responsibilities  This  is  a  complex  role  which  spans  the  areas  of  educational  management,  educational  supervision  and  feedback, clinical supervision, an understanding of the role of assessment in learning, the use of portfolios  as a learning and assessment tool, an understanding of how to identify, support and manage a trainee in  difficulty, and of supporting trainee career decision making.   Allocation  The following typical allocation sets out our view, after wide consultation, of the usual contractual  requirements to undertake the common education roles.     
 
  Job  Description  Typical   Allocation  Comment 
Clinical  Supervisor    
Providing safe clinical oversight of  trainees during routine ward rounds,  out‐patients, operating sessions or  other clinical sessions. Undertaking a  small number per year of workplace‐ based assessments (less than 10 a  year) and contributing to 360°  feedback. 
0.25 PAs per week  Not dependent on number of trainees.  If operating lists are extended, or clinic  maximum  lists extended because of supervision of  trainees, or if undertaking assessments,  then the number of patients in that  clinic or list, should reflect that, thus  allowing the time for education   within the standard working week.  Optional but preferred to undertake KSS  QESP.   
Educational  Supervisor   
Responsible for a named trainee for all  0.25 PAs per week,  This would usually be planned as part of  routine SPA time. However, an  aspects of personal development  per trainee  Educational Supervisor, by agreement in  planning, appraisal, attending faculty  a Department, might have a significantly  meetings, completing reports and  higher than average number of trainees,  helping the trainee complete  and SPA time must also cover other  workplace‐based assessment.   governance activities on educational  Completing relevant sections of   activities for all Consultants. On  e‐portfolios and offering help for  occasion extra PA time may be needed.  careers guidance and TiD.  However, this might well be by  agreement within a Department, still  maintaining on average 2.5 SPAs per  Consultant. Must have undertaken KSS  training in teaching and educational  supervision.   This sessional time is also needed for  those consultants who are active  hospital supervisors of GP trainees   – including completing all assessments  and full use of the   e‐portfolio.   
   
 
Job 
Description 
Typical   Allocation 
Comment 
College Tutor  (Local Trust  Specialty  Training  Programme  Director) 
1 PA for up to   For all future appointments KSS expects  20 trainees in  College Tutors    Represents the Trust on the KSS  Specialty (excluding to be jointly appointed by the Trust  Core Training Committee.  Foundation).  DME (or MD) and the relevant KSS Head  of Specialty School.   Leads the LFG in their Specialty,  1.5 PAs for 20   and representing   to 40.  In the past, the role of College Tutor  it on the Trust Education Academic  was not terribly taxing, with very little  Board.  2 PAs for more than responsibility attached, and certainly  40.   Ensure the delivery of the  none to KSS or the Trust. The role has  PMETB/College curriculum within  changed enormously   the Trust.  in the last 18 months.   Roles: 
 Monitors the number and type of 
posts and their educational  opportunities.  
 Works with the Educational 
Supervisors and Programme  Directors.  
 Helps undertake workplace 
assessments and 360° feedback.  
 Ensure systems are in place for 
each trainee to have an annual  RITA/ARCP in their Specialty.  
Although part of the time for the  College Tutor role may be able to come  out of SPA time, many people  undertaking such roles also have  multiple Educational Supervisor  responsibilities and other governance  responsibilities. We expect that for  many Consultants some time, if not all,  will need to come out of PA time.   Foundation Training Programme  Directors are separately remunerated.  A College Tutor or deputy will be  needed on each major clinical site,   a minimum of 1 PA per site. 
 Ensure that induction process  
is in place in each Department. 
 Ensure that all trainees have a 
signed and completed learning  agreement with their Educational  Supervisor.  
 Co‐ordinate QESP within the 
Department.  
 Provide support in the use  
of e‐portfolios etc.  
 Provide Specialty career advice.    Provide advice on access to study 
leave opportunities.  
 Support the KSS Quality Control 
arrangements, including the GEAR  process and provide an annual  report to the Local Trust Academic  Board.  
 Co‐ordinate local recruitment  within the appropriate school. 
   
 
Job 
Description 
Typical   Allocation 
0.25 to 0.5 PA,  usually SPA time,  or 1 to 6 days  exceptional leave  per annum. 
Comment 
Recruitment and Shortlisting and speciality interviewing  ARCP activities  for both KSS and London Deaneries.  (in addition to  For core training, this will be once or  local College  twice   Tutor activities)  a year.   For Specialty training, this will be   two or three times a year.    For Foundation allocation this will be  once a year. It is an expectation that  every Foundation Educational  Supervisor will spend time on this  once a year. 
Shortlisting and interviewing load tends  to be significantly greater for core  training recruitment than Specialty  training currently. Overall, recruitment  being centralised to Deaneries is far  more efficient in Consultant time, but  much more obvious when it occurs on  an annual basis.  Recruitment is particularly onerous in  Core Medicine and Core Surgery,  requiring the equivalent of 1 day for  shortlisting and up to 3 days for  interviewing for each recruitment  round. It is significantly less onerous in  other specialties, and for Foundation is  a maximum of 1 day’s scoring per  annum. 
Lead for  Simulation 
 Developing scenarios, faculty 
development and delivery of  simulation training.  Relevant for  both Foundation and Specialty  trainees. 
0.25 PA, usually  SPA time. 
Patient safety and rehearsal are a  national priority.  Simulation is totally  dependent on a trained and enthusiastic  faculty.  It is very time intensive. 
STC members 
 Provide representation on 
Specialty Training Committees. 
 Help advise on rotations,  
LTFT training and other  administrative matters.  
Usually nil for  Committee  members.  Variable for  Programme  Directors, STC  Chairs. 
The more onerous role of Programme  Director is now receiving some direct  remuneration from the London/KSS  Deaneries.  While STC Chairs receive a small sum  towards administrative support, this  does not cover all the time required to  undertake the role.  Both roles may need local discussion  about PA or SPA time, up to 1 PA per  week. 
 Undertake Quality  
Management roles within   the STC. 
   
 
The KSS Qualified Educational Supervisor   Programme (QESP) 
The KSS QESP meets the PMETB generic standards   for training, July 2008.   The GMC has made it a mandatory requirement for Deaneries to   ensure that trainers are adequately trained and qualified to carry out   five key educational roles:    a. teaching;  b. assessment;  c. educational supervision;  d. careers advice;   e. supporting TiD.  A key feature of the QESP is that highly experienced Education Advisers work with candidates in their  clinical settings to develop their educational practice.     The QESP comprises two parts:    a. Part one focuses on principles of teaching and learning and develops the participant’s ability  to support learning in clinical settings. It requires attendance at a half‐day workshop  followed by a minimum of three observational visits and one‐to‐one ‘professional  conversations’ between the participant and an Education Adviser.   This part of the programme was formerly known as the Certificate in Teaching.   The observation visits take place in the candidate’s real‐life work settings, such   as theatres, clinics, ward rounds, seminars.  b. Part two focuses on the principles and practice of assessment, supervision, careers advice  and supporting TiD. It builds on the learning in part one, to apply its principles and practice  to the specific contexts of educational supervision. It requires attendance at a workshop  followed by a minimum of two visits and one‐to‐one ‘professional conversations’ between  the participant and an Education Adviser, and one (optional) peer observation. This part of  the programme was formerly known as the Certificate in Educational Supervision.   A certificate is awarded for successful completion of each part of the QESP.  For a full list of the QESP FAQs please see the following link:  http://admin.kssdeanery.org/files/education.kssdeanery.ac.uk/qespfaqsversion25pub27nov08.pdf   
 
 
Appendix 3: 
Roles and Responsibilities of London and KSS Deaneries 
 London Deanery has two roles in quality management for KSS:  a. the Foundation Programme;  b. Higher Specialty Training.  Foundation Programme  Trainees at South London LEPs are part of KSS Deanery’s South Thames Foundation School.   The Head of the South Thames Foundation School is appointed jointly by KSS Deanery and London  Deanery and reports to the Dean Director of KSS Deanery.  London Deanery does not sub‐contract any aspect of quality management of the posts for the  Foundation Programme in South London LEPs to KSS Deanery. Thus KSS Deanery does not have any  authority to take action beyond informing London of issues that come to the Foundation School or KSS  attention.  London Deanery quality manages the Foundation posts in South London LEPs.    Higher Specialty Training  i. KSS Deanery sub‐contracts management of programmes of Higher Specialty Training   and their trainees to London Deanery. However, the quality of training provided to HST trainees  employed by KSS LEPs remains the responsibility of KSS Deanery and their training must be  compliant with KSS GEAR for LFGs and for LABs.  The quality of training of HST trainees in a KSS LEP is the responsibility of the LEP’s   LFG. Reports on their training must be sent to the LEP LAB. The LAB will then forward   a Report to the appropriate London Deanery School to which KSS Deanery has sub‐contracted that  work.  Copies of Reports to London Deanery Schools must be sent at the same time   to the relevant KSS Head of School and to the KSS Deputy Postgraduate Dean   for Secondary Care.  London Deanery Schools may only act in KSS LEPs with the agreement of KSS   Deanery. For example, a London School may not decide on its own initiative to visit   a KSS LEP, and it may not decide on its own initiative to set up new or additional quality control or  quality management processes in a KSS LEP. All action in KSS Deanery LEPs by London Deanery  Schools must be authorised formally and directly by the KSS Deputy Postgraduate Dean for  Secondary Care. 
ii.
iii.
iv.
 
 
 
Appendix 4: 
GEAR Mapping Document 
  This document maps the LAB and LFG terms of reference, as developed from the GMC Standards for  Deaneries (July 2008), against the PMETB Generic standards for training (including Foundation standards)  (Sept 2009) and other key documentation (as appropriate).  LAB Terms of Reference   
Domain  1  Patient  Safety  To  oversee    the  work  of  LFGs  in monitoring  the  duties,  rotas (1.5),  working  hours  (6.9), handovers  (1.6)  and  supervision (1.2,  1.3)  of  postgraduate doctors  in  order  to  assure themselves  that  training programmes are consistent with the delivery of high quality, safe patient  care  (1.1),  including consent (1.4)11.   
PMETB Generic Standards   for Training   
LFG Terms of Reference   
To  monitor  the  duties,  rotas  (1.5),  Meets Domain 1 Standards: Duties  working hours and supervision of trainees  working  hours  (6.9),  handovers  (1.6)  must be consistent with the delivery of  and  supervision  (1.2,  1.3)  of  high quality, safe patient care. Must be  postgraduate  doctors  in  order  to  clear procedures to address immediately  assure  themselves  that  training  any concerns about patient safety arising  programmes  are  consistent  with  the  from training. Mandatory requirements  delivery  of  high  quality,  safe  patient  care (1.1), including consent (1.4);  1.1 to 1.6  to  establish  and  exercise  clear  procedures  to  address  immediately  any  concerns  about  patient  safety  arising from the training of doctors.   
                                                            
11
 In line with the provisions and exceptions relating to ‘duty of care’ of the Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act  of 2007. 
   
 
LAB Terms of Reference   
Domain 2 Quality  Management review and  evaluation  To  supervise  the  LEP’s  quality control of PGME by:  monitoring    compliance  with PMETB’s  statutory  codes, policies, processes, domains and standards;   managing    the  action  plan  from KSS  Deanery  Contract    Review and hospital visits;  overseeing    the  LFGs’ relationship  with  professional and  statutory  education  and  training  bodies  and  agencies (such  as  Foundation/Specialty Schools,  the  General Pharmaceutical  Council  and Royal Colleges);   maintaining  communication  on quality  with  the  LEP management and KSS Deanery;   through  the  work  of  the  LEP  Human  Resources  department,  monitoring  compliance  with  the EWTD,  Data  Protection  Act  and Freedom  of  Information  Act (2.1).   
PMETB Generic Standards   for Training   
Meets Domain 2 Standards: Postgraduate  training must be quality managed locally  by deaneries, working with others as  appropriate, but within an overall delivery  system for postgraduate medical  education for which deans are  responsible. Mandatory requirements 2.1  (2.2 & 2.3 are the responsibility of KSS  Deanery) 
LFG Terms of Reference   
To  manage  and  maintain  the  relationship with professional and  statutory  education  and  training  bodies  and  agencies  (such  as  Foundation/Specialty  Schools  and  Royal Colleges);  to comply with LAB processes and  procedures;  to  comply  with  the  EWTD,  Data  Protection  Act  and  Freedom  of  Information Act (2.1).   
   
 
LAB Terms of Reference   
Domain  3  Equality,  diversity  & opportunity  To  receive  and consider  information from LFGs about  reasonable  adjustments to programmes to accommodate flexibility  for  postgraduate doctors  (3.3)  and  those  with disabilities,  special  educational or other relevant needs (3.4);  Through  the  work  of  the  KSS Medical  Staffing  and  the  LEP  Human  Resources  department,  to  ensure  that  LFG  training programmes’  comply  with employment  law,  the  Disability Discrimination  Act,  Race Relations  (Amendment)  Act,  Sex Discrimination  Act,  Equal  Pay Acts,  the  Human  Rights  Act  and equal  opportunity other  legislation  that  may  be  enacted and amended in the future (3.1).     
PMETB Generic Standards   for Training   
LFG Terms of Reference   
Meets Domain 3 Standards: Postgraduate  To  consider  and  make  reasonable  adjustments  to  programmes  to  training must be fair and based on  accommodate  flexibility  for  principles of equality. Mandatory  postgraduate  doctors  (3.3)  and  those  Requirements 3.1,3.3,3.4  with disabilities, special educational or  (3.2, & 3.5 are the responsibility of KSS  other relevant needs (3.4).  Deanery)   
 
 
   
 
LAB Terms of Reference   
Domain 4 Recruitment selection  and appointment  To  receive  and  consider  KSS Deanery  and  LEP  reports  and information  about  recruitment, selection  and  appointment processes;   To  monitor  the  composition  of LFG  selection  panels  to  ensure they  consist  of  persons  who have  been  trained  in  selection principles  and  processes  and include a lay person (4.4, 4.5).   
PMETB Generic Standards   for Training   
LFG Terms of Reference   
Meets Domain 4 Standards: Processes for  To  ensure  selection  panels  consist  of  recruitment, selection and appointment  persons  who  have  been  trained  in  selection principles and processes and  must be open, fair, and effective.  include a lay person (4.4, 4.5).  Mandatory Requirements 4.4 & 4.5.  (4.1,4.2 & 4.3 are the responsibility of KSS    Deanery and its Foundation and Specialty  Schools) 
LAB Terms of   Reference:   
Domain 5 Delivery of approved  curriculum including  assessment  To  satisfy  itself  that  the academic  curricula  provided  by the  LEP  meet  the  requirements and  standards  set  by  Medical Royal  Colleges/Faculties, Foundation  and  Specialty  training programmes;   To  receive  and  consider  LFG four‐monthly reports and annual programme  audit  and  reviews, offering  advice  and  referring issues  to  the  relevant  KSS Deanery  Foundation/Specialty School  and  other  Deaneries  as agreed  in  Service  Level Agreements  between  KSS  and partner  Deaneries,  as appropriate;  To  monitor  and  develop  the  work  of  LFGs  in  order  to  supervise the quality of teaching and  ensure  that  specialty  staff have the practical experience to support  acquisition  of
PMETB Generic Standards   for Training 
LFG Terms of Reference 
To  meet  the  curriculum  requirements  and  standards  set  by  Medical  Royal  Colleges/Faculties,  Foundation  and  Specialty  training  programmes  and  approved by PMETB (5.2);   The approved assessment system must be  to  manage  the  approved  assessment  fit for purpose. Mandatory requirements:  system,  ensuring  it  is  fit  for  purpose 5.1 – 5.8.  (5.5‐5.8);  to maintain the quality of teaching and  ensure  that  specialty  staff  have  the  practical  experience  to  support  acquisition  of  competence  and  skills  (5.1,  6.10)  as  set  out  in  the  approved  curriculum  and  that  they  provide  regular  feedback  to  postgraduate  doctors (5.9);   to ensure that postgraduate doctors:  are  familiarised  with  the  principles  of  Good Medical Practice (5.3);   can  access  training  days,  courses,  resources  and  other  learning  opportunities  that  form  an  intrinsic  part of the training programme (5.4).   
Meets Domain 5 Standards: The  requirements set out in the approved  curriculum must be delivered and  assessed  
   
 
LAB Terms of Reference   
competence and skills (5.1, 6.10)  as  set  out  in  the  approved curriculum and that they provide regular  feedback  to postgraduate doctors (5.9);  in  liaison  with Foundation/Specialty  Schools and  KSS  to  monitor  academic appeals  procedures  and  to monitor  the  conduct  and outcomes  of  ARCP  appeals  conducted  by  Schools  (see  the PMETB Gold Guide 2009 7.24ff).    
PMETB Generic Standards   for Training   
LFG Terms of Reference   
                                       
GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety  LAB Terms of Reference 
131
PMETB Generic  LFG Terms of Reference  Training Standards   The LFG must be satisfied that  postgraduate  Meets Domain 6  Domain 6 Support and development of trainees,  Standards: Trainees  doctors:  trainers and local faculty  To establish, publicise, monitor and manage systems by  must be supported to have access to a comprehensive and timely  which postgraduate doctors feedback, in confidence,  acquire the necessary induction to their programme (6.1);  their concerns and views about their training and  skills and experience  have a rota by day and by night which is  education experience to an appropriate member of local  through induction,  appropriate for learning (6.9);  faculty (6.7);  effective educational  have a designated supervisor (6.3), a learning  to ensure that LFGs maintain Foundation/Specialty  supervision, an  agreement, (6.4) a portfolio (6.5) and meet and  Careers leads who will make certain that postgraduate  appropriate  discuss their progress, mutual expectations,  workload, personal  programme aims and objectives and support  doctors receive career advice and support as  support and time to  systems with their supervisor (6.2) at least every  appropriate and to monitor the LFGs in maintaining,  learn. (Support,  developing and appraising the Foundation/Specialty  3 months (6.6).  training and effective  The LFG must  ensure that postgraduate doctors  Careers leads (6.8);  supervision must be  are regularly involved in clinical audit (6.13);  to ensure intervention if postgraduate doctors are  provided for  subjected to, or subject others to, behaviour that  The LFG must ensure that postgraduate doctors  undermines their professional confidence or self‐ foundation doctors.)  have access to Occupational Health services  esteem (6.11);  Trainers must provide (6.14) and confidential counselling (6.18) if  to ensure that those following an academic path, are in  a level of supervision  needed.  appropriate to the  The LFG must monitor the deployment of  flexible programmes of academic training allowing  postgraduate doctors such as they have time to  competence and  multiple entry and exit points throughout training  experience of the  (6.24);   attend relevant, timetabled, organised  trainee.  to monitor the provision of specialist training in  educational meetings, including training in  supervision, including qualifying Clinical and Educational Trainers must be  generic professional skills (6.16), or other events  Supervisors through the KSS Deanery programme and  involved in and  of educational value agreed with the educational  ensuring attendance at triennial diversity and equality  contribute to the  supervisor (6.15) and have the opportunity to  training (PMETB Gold Guide 2009 7.18) and ensure that  learning culture in  learn with, and from, other healthcare  which patient care  professionals (6.17).  all who have completed training act as supervisors;  The LFG must monitor study leave arrangements  to monitor the appraisal of supervisors such that they  occurs.  encourage their supervisees to take responsibility within Trainers must be  so that postgraduate doctors are aware of how  the context of clinical governance and patient safety  supported in their  to apply and are guided as to appropriate  role by a  (6.25);    courses and funding (6.19) and take study leave  to monitor the performance of trainers, in particular  postgraduate medical up to the maximum permitted (6.20).  their use of assessment tools, their understanding of  education team and  LFGs must alert their postgraduate doctors to the  progress by postgraduate doctors (6.26), their ability to  have a suitable job  academic opportunities available in their  specialty (6.22) and encourage those with  conduct constructive progress reviews, feedback, advice plan with an  on career progression, response to concerns (6.27),  appropriate workload academic skills and aptitudes to investigate an  integration of learning and teaching into service  and time to develop  academic career (6.23).   provision (6.28), liaison with other trainers to share  trainees.  LFGs must maintain the regular appraisal of  good practice (6.29) and knowledge and compliance  Trainers must  supervisors such that they encourage their  supervisees to take responsibility within the  with the GMC regulatory framework for medical training understand the  structure and  context of clinical governance and patient safety  (6.34);   to manage and monitor resources so that trainers have  purpose of, and their  (6.25);    role in, the training  LFGs monitor the performance of trainers, in  adequate support, time and resources to undertake  their training role (6.30, 8.3) that there is a suitable ratio programme of their  particular their use of assessment tools, their  of trainers to trainees), that there are physical resources designated trainees.  understanding of progress by postgraduate  such as meeting rooms, AV equipment (8.5) and, where  Mandatory  doctors (6.26), their ability to conduct  stipulated in PMETB‐approved curricula, such resources  Requirements: LAB  constructive progress reviews, feedback, advice  terms of reference  on career progression, response to concerns  as clinical skills centres or ‘wet labs’ (8.4);  meet  (6.27), integration of learning and teaching into  if relevant, to ensure GP trainers are trained and  service provision (6.28), liaison with other  selected in accordance with the General and Specialist  6.7,6.8,6.11,6.24‐ trainers to share good practice (6.29) and  Medical Practice (Education, Training and Qualifications)6.30,6.33,6.34.    knowledge and compliance with the GMC  Order 2003 (6.33).  regulatory framework for medical training (6.34).    
 
 
LAB Terms of Reference:     
Domain 7 Management of  Education and Training  To  conduct  periodic  internal programme  reviews  and  host and  manage  external  reviews  of training  programmes  to  ensure that  they  meet  relevant standards;  to audit their own LAB processes on  an  annual  basis  and  to provide  a  short  summative report to the Deanery;  to share good practice and learn from other LABs;  to  initiate  quality  enhancement projects and foster collaboration among training programmes;  to  advise  on  such  other  matters as  the  LEP  or  KSS  Deanery  may refer to the LAB;  to  ensure  that  all  those  with  a role  in  the  management  of education  and  training  are familiar  with  GEAR  and  its detailed provisions (7.1), 7.2);  to  monitor  the  prevalence  and progress of Trainees in Difficulty (TiD)  through  the  LFG  Reports and  to  oversee  processes  for identifying,  supporting  and  managing  Trainees  in  Difficulty (7.3);  to  monitor  the  attendance  and engagement of those involved in administering  and  managing training  and  education  at  LEP level (7.5);   to  advise  and  liaise  with  other LEP Educational bodies.   
PMETB Generic Standards   for Training 
LFG Terms of Reference 
Meets Domain 7 standard: Education and  training must be planned and maintained  through transparent processes which  show who is responsible at each stage.  Mandatory Requirements 7.1‐7.3 & 7.5.  7.4 is at the discretion of the LEP Board. 
LFGs  must  publish  and  make  clear, through transparent processes, who is  responsible  for  each  element  and  at  each stage of the training programme. LFGs  must  manage  processes  for  identifying,  supporting  and  managing  Trainees in Difficulty (7.3).     
 
   
 
LAB Terms of Reference:   
Domain 8 Educational  resources and capacity  To  advise  on  and  make representations  about  the distribution  of  resources necessary  to  maintain  the educational  capacity  of  the  LEP and  any  unit  offering  training posts/programmes  and  locally‐ appointed  trust  posts so  as  to  accommodate  the  practical experiences  required  by  the curriculum,  along  with  the educational  requirements  of  all health  care  professionals  in  the same unit (8.1);  through the  finance/IT function and  LKS  of  the  LEP,  to  maintain access  to  educational  facilities (including  a  library)  and resources  (including  access  to the Internet in all workplaces) of a  standard  to  fulfil  the  KSS Education  Contract  and  enable trainees  to  achieve  the outcomes  of  the  programme  as  specified  in  the  approved curriculum (8.2).   
PMETB Generic Standards   for Training 
LFG Terms of Reference 
LFGs  must  ensure  that  educational  Meets Domain 8 standard: The  educational facilities, infrastructure and  facilities  and  resources,  including  leadership must be adequate to deliver  clinical  and  educational  supervision,  the curriculum. Mandatory Requirements  meeting rooms, library and knowledge  8.1, 8.2, 8.5 met by the LAB. 8.3, 8.4 met  services,  specialist  resources  such  as  ‘wet labs’ and clinical skills centres and  by the LFG.   access  to  internet  in  the  workplace,  are  sufficient  to  enable  Postgraduate  Doctors  to  achieve  curriculum  outcomes (8.3, 8.4).   
LAB Terms of Reference:   
Domain 9 Outcomes   To  review  and,  where appropriate,  act  upon  the outcomes  of  assessments  and exams  for  each  programme  and each  location  benchmarked against other programmes.  
PMETB Generic Standards   for Training 
LFG Terms of Reference 
Meets Domain 9 standard: The impact of  the standards must be tracked against  trainee outcomes and clear linkages  should be reflected in developing  standards. Mandatory Requirement 9.1  met by the LAB. And LFG 
To review and, where appropriate, act  upon  outcomes  of  assessments  and  exams  for  each  programme  and  each  location  benchmarked  against  other  programmes (9.1).   
 
   
 
Appendix 5: 
LFG GEAR: Mapping against PMETB Standards for Curricula and  assessment systems (July 2008) 
This mapping identifies the sections of GEAR that address the standards that are appropriate to KSS and  LEPs/NHS Trusts and those that are formed by the National Curriculum for Foundation and Specialty  developed by the Royal Colleges.    Planning: Standards 1 and 2  Curriculum purpose and development 
Standard 1 The purpose of the curriculum must be stated, including linkages to previous and subsequent  stages of the trainee’s training and education.  The appropriateness of the stated curriculum to the stage of learning and to the Specialty in question must be  described. 
  Mandatory requirements:  1.1  LFG GEAR 
The curriculum must state how it was developed and consensus reached  S1.i (LAB)  on: 
 how content and teaching/learning methods were chosen;    how the curriculum was agreed and by whom;    the role of teachers and trainees in curriculum development.  1.2 
There must be an adequate number of appropriately qualified and  experienced staff in place to deliver an effective training programme.  Subject areas of the curriculum must be taught by staff with relevant  specialist expertise and knowledge.  S1.iv (LAB) 
1.3   
2.1 (Ed. Sup) 
The assessment system must be fit for purpose 
Standard 2 The overall purpose of the assessment system must be documented   and in the public domain. 
Mandatory requirements:  2.1 
The functions of each and all components of the assessment system  must be specified and available to trainees, educators, employers,  professional bodies including the regulatory bodies, and the public. 
LFG GEAR 
Specialty Curriculum and LFG  Handbooks 
 
 
Mandatory requirements:  2.2 
The sequence of assessments must match the progression through the  approved curriculum  Individual assessments within the system should add unique  information and build on previous assessments.   
LFG GEAR 
Specialty Curriculum and LFG  Handbooks  Specialty Curriculum and LFG  Handbooks   
2.3 
   
Content: Standards 3 and 4  Content of the Curriculum 
  Standard 3 The curriculum must set out the general, professional, and Specialty–specific content   to be mastered, including:  
 the acquisition of knowledge, skills, and attitudes demonstrated through behaviours and expertise;    the recommendations on the sequencing of learning and experience should be provided, if appropriate;  the general professional content should include a statement about how Good Medical Practice is to be 
addressed. 
  Mandatory requirements:  3.1 
The curriculum should:  
LFG GEAR 
Specialty Curriculum and LFG  Handbooks 
 cover both generic professional and Specialty‐specific areas;    be a description of the training structure (entry requirements, length
and organisation of the training programme including   its flexibilities and assessment systems);  
 have a description of expected methods of learning, teaching, 
feedback and supervision;  
 enable safe and effective practice by the integration of theory and 
practice which must be central to the curriculum;  
 remain relevant to current practice;    assist autonomous and reflective thinking and evidence‐based 
practice through the delivery of the curriculum;  
 ensure that the range of learning and teaching approaches used are 
appropriate to the subjects within the curriculum. 
   
 
Mandatory requirements:  3.2 
Content areas should be presented in terms of the intended outcomes  of learning benchmarked to identifiable stages of training, where  appropriate:  
LFG GEAR 
Specialty Curriculum and LFG  Handbooks 
 To include what the trainee will know, understand,  
describe, recognise, be aware of and be able to do at the   end of the course. 
  The content of the assessment will be based on curricula for postgraduate training which themselves  are referenced to all of the areas of Good Medical Practice. 
Standard 4 Assessments must systematically sample the entire content, appropriate to the stage of training,  with reference to the common and important clinical problems that the trainee will encounter in the  workplace and to the wider base of knowledge, skills and attitudes demonstrated through behaviours that  doctors require. 
  Mandatory requirements:  4.1 
The blueprint detailing assessments in the workplace and national  examinations will be referenced to the approved curriculum and Good  Medical Practice and must be available to trainees and trainers in  addition to assessors/examiners. 
LFG GEAR 
Specialty Curriculum and LFG  Handbooks 
   
 
Delivery: Standards 5, 6, 7 and 8  Managing curriculum implementation 
 
Standard 5 Indication should be given of how curriculum implementation will be managed and assured locally  and within approved programmes.  
Mandatory requirements:  5.1 
This should include:  
LFG GEAR 
Specialty Curriculum and LFG  Handbooks  PG handbook template section  8  PG handbook template section  10  PG handbook template section  9    S4.ii (LAB), S1.(LFG)    S1.(LFG) 
 intended use of the curriculum document by Programme Directors, 
trainers and trainees;  
 means of ensuring curriculum coverage;    recommended roles of the LEP in curriculum implementation;    responsibilities of trainees for curriculum implementation;    curriculum management in posts and attachments within approved 
programmes; 
 curriculum management across programmes as a whole. 
Model of learning 
Standard 6 The curriculum must describe the model of learning appropriate to the Specialty   and stage of training. 
Mandatory requirements:  6.1 
To be achieved through a general balance of work‐based experiential  learning, independent self‐directed learning and appropriate ‘off‐the‐ job’ education. 
LFG GEAR 
Royal College 
Learning experiences 
Standard 7 Recommended learning experiences must be described which allow diversity of   methods covering, at a minimum:  
 learning from practice;    opportunities for concentrated practice in skills and procedures;    learning with peers;    learning in formal situations inside and outside the department;   personal study;    specific trainer/supervisor inputs.  Mandatory requirements:    LFG GEAR 
 
Mandatory requirements:  7.1 
To be achieved through developing educational strategies that are  suited to work‐based experiential learning and appropriate education.  The duration of the training programme must be appropriate to the  achievement of the learning outcomes. 
LFG GEAR 
Royal College 
7.2 
Royal College 
 
   
 
Assessment system methods 
Standard 8 The choice of assessment method(s) should be appropriate to the content and purpose of that  element of the curriculum. 
Mandatory requirements:  8.1 
Methods will be chosen on the basis of validity, reliability, feasibility,  cost effectiveness, opportunities for feedback and impact on learning.  The rationale for the choice of each assessment method will   be documented and evidence‐based.  Large scale competence tests (e.g. MRCP, MRCGP, MRCPsych):  
LFG GEAR 
Royal College 
8.2 
Royal College 
 Approaches to the development and piloting of test items/clinical 
skills assessments for national tests of competence will be  documented and available for external quality assurance. Studies to  establish the validity of new methods will be undertaken.  
 Systematic data collection will support the routine reporting  
of the reliability of tests of competence in high stakes pass/fail  examinations. These statistics will be in the public domain.   Workplace‐based assessments (e.g. direct observation of consulting,  360° assessment and case‐based discussions):  
 must be subject to reliability and validity measures;    evidence must be collected and documented systematically;    evidence must be judged against pre‐determined published criteria 
where available;  
 the weight placed on different sources of evidence must be 
determined by the blueprint and the quality of the evidence;  
 the synthesis of the evidence and the process of judging it must be 
made explicit.  Methods for work place‐based assessment e.g.:  
 systematic observation of clinical practice;    Direct Observational Procedure;    video;    judgements of multiple assessors;    consulting with simulated patients;    Case Record Review, including OPD letters;   case‐based discussions;    oral presentations;    360º peer assessment;    patient feedback surveys;    audit projects;    critical incident review.   
 
Mandatory requirements:  8.3 
LFG GEAR 
The LEP must maintain a thorough and effective system for delivery and  S6(LFG) S2.3(LFG)  monitoring of all assessment systems for which they have responsibility.
      Outcomes: Standards 9, 10, 11, 12 and 13  Supervision of the trainee 
Standard 9 Mechanisms for supervision of the trainee should be set out. 
 
Mandatory requirements:  9.1 
The learning, teaching and supervision must be designed to encourage  safe and effective practice, independent learning and professional  conduct of the doctor and safety of the patient.  Unless other arrangements are agreed, trainers, supervisors, assessors  and examiners must:  
LFG GEAR 
Ed. Sup 7.1, 7.7, 7.8 
9.2 
Ed. Sup 7.1, 7.7, 7.8 
 have relevant qualifications and experience;    undertake appropriate training.  Role of the Assessor 
Standard 10 Assessors/examiners will be recruited against criteria for performing the tasks   they undertake. 
Mandatory requirements:  10.1  The roles of assessors/examiners will be clearly specified and used as 
the basis for recruitment and appointment. 
LFG GEAR 
 
10.2  Assessors/examiners must demonstrate their ability to undertake the 
role. 
7.2,7.3 
10.3  Assessors/examiners should only assess in areas where they have 
competence. 
 
10.4  The relevant professional experience of assessors should be greater 
than that of candidates being assessed. 
 
10.5  Equality and diversity training will be a core component of any 
assessor/examiner training programme. 
 
   
 
Assessment feedback to the trainees 
Standard 11 Assessments must provide relevant feedback to the trainees. 
Mandatory requirements:  11.1  The policy and process for providing feedback to trainees following 
assessments must be documented and in the public domain. 
LFG GEAR 
PG handbook template section   13.2.  Royal College 
11.2  The form of feedback to the trainees must match the purpose of the 
assessment. 
11.3  Outcomes from assessments must be used to provide feedback to the 
trainees on the effectiveness of the education and training where  consent from all interested parties has been given. 
Royal College 
11.4  The measurement of trainee performance and progression must be an 
integral part of the wider process of monitoring and evaluation, and use  objective criteria. 
Handbook 10.1, S2.6, S2.7 (LFG)
   
 
Standards for classification of trainees’ performance/competence 
Standard 12 The methods used to set standards for classification of trainees’   performance/competence must be transparent and in the public domain. 
Mandatory requirements:  12.1  Standards in tests of competence, such as national Royal College 
examinations, will be set using recognised methods based on test  content and the judgments of competent assessors. 
LFG GEAR 
Royal College  
12.2  Where the purpose of the test is to provide a pass/fail decision, 
information from the performance of reference groups of peers should  inform, but not determine, the standard.   
Royal College 
12.3  The precision of the pass/fail decision must be reported on the basis of 
data about the test. The purpose of the test must determine how the  error around the pass/fail level affects decisions about borderline  candidates. 
Royal College 
12.4  Reasons for choosing either pass/fail or rank ordering should  
be described. 
Royal College 
12.5  Standards for determining successful completion of training to CCT level  Royal College 
should be explicit. 
12.6  Assessment regulations must clearly specify requirements for:    trainee progression and achievement within the approved 
programme;  
Royal College 
 the procedure for the right of appeal for trainees.  Documentation will be standardised and accessible nationally 
Standard 13 Documentation will record the results and consequences of assessments and the trainee’s  progress through the assessment system. 
Mandatory requirements:  13.1  Information will be recorded in a form that allows disclosure and 
appropriate access, within the confines of data protection and freedom  of information. 
LFG GEAR 
Royal College 
13.2  Uniform documentation will be suitable not only for recording progress 
through the assessment system but also for submission for purposes of  registration and performance review. 
Royal College 
13.3  Documentation should provide evidence for revalidation and 
compliance with Good Medical Practice. 
Royal College 
13.4  Documentation should be transferable and accessible as the trainee 
moves location. 
Royal College 
 
 
Mandatory requirements:  13.5  Documentation should be comprehensive and accessible to both the 
trainee and to those responsible for training. 
LFG GEAR 
 
   
 
Review: Standards 14, 15, 16 and 17  Curriculum review and updating 
 
Standard 14 Plans for curriculum review, including curriculum evaluation and monitoring,   must be set out. 
Mandatory requirements:  14.1  The schedule for curriculum updating, with rationale, must be provided 
including reference to governance arrangements where appropriate. 
LFG GEAR 
Royal College 
14.2  Mechanisms for involving trainees, patients and lay people in curriculum  Royal College 
updating must be in place and operational. 
Resources 
Standard 15 Resources and infrastructure will be available to support trainee learning and assessment at all  levels (national, KSS and LEP). 
Mandatory requirements:  15.1  Resources will be made available for the proper training of assessors, 
trainers and examiners. 
LFG GEAR 
S2 (LAB) S7 (LFG). 
15.2  The facilities and resources needed to ensure the welfare and well‐being  S2(LAB) S7 (LFG) 
of trainees must be both adequate and accessible, and must support the  required learning and teaching activities of the curriculum and  assessments. 
15.3  Resources and expertise will be made available to develop and 
implement appropriate assessment methods. 
S2(LAB) S7 (LFG) 
15.4  Resources will support the assessment of trainees at national and local 
levels. 
S2(LAB) S7 (LFG) 
15.5  Appropriate infrastructure at national, KSS and LEP levels will support 
the assessment process. 
ALL GEAR 
Lay and patient involvement 
Standard 16 There will be lay and patient input in the development and implementation   of assessments. 
Mandatory requirements:  16.1  Lay and patient/carer opinion will be sought in relation  
to appropriate aspects of the development, implementation and use of  assessments for the classification of candidates. 
LFG GEAR 
Royal College 
16.2  Lay people may act as assessors/examiners for areas  
of competence they are capable of assessing for which they will be given 
Royal College 
 
 
Mandatory requirements: 
appropriate training. 
LFG GEAR 
   
 
Equality and diversity 
Standard 17 The curriculum should state its compliance with equal opportunities and   anti‐discriminatory practice. 
Mandatory requirements:  17.1  LEPs, Deaneries and Colleges/Faculties must have equal opportunities 
and anti‐discriminatory policies in place in relation to trainees and  trainers, together with an indication of how these will be implemented  and monitored. 
LFG GEAR 
2.11(LFG) xxii(LAB) 
17.2  LEPs,  Deaneries  and  Colleges/Faculties  must  ensure  necessary 2.11(LFG) xxii(LAB) 
information is publicly available for all stakeholders. 
17.3  A range of learning and teaching methods that enables the rights and 
needs of patients and colleagues to be respected. 
PG  Handbook  template  section 7.4,13 
 
 
 
  Appendix 6 
GUIDANCE FOR DOCUMENTATION: Local Faculty Groups (Post Foundation) (Re.  Handling of Trainees in Difficulty) Record Keeping 
  Introduction 
The following is guidance on recording information relating to handling of trainees in difficulty by Local Faculty  Groups (LFGs) based upon good practice. This must be used in conjunction with Trainees in Difficulty Guide  published by KSS Deanery and Graduate Education and Assessment Regulations (GEAR).    Documentation of meetings of the Faculty Groups must be in line with guidance provided by the Data Protection Act  in relation to processing, retention and security of records. The possibility is that recording   of processes relating to handling of a trainee in difficulty may subsequently form part of regulatory proceedings.  Therefore recording of information must be of a standard and character where undue legal challenges could be  avoided. The Freedom of Information Act (2005) allows the right of access to information held about  practitioners/trainees (subject to exemptions where appropriate) and any documentation by faculties could be  assessed through this. 
  Principles 
  1.   2.   3.   4. The LFGs may discuss the matter in detail but the minutes should only contain a factual summary. (The  individual supervisor concerned should hold detailed notes of training etc but this must not form part of the  minutes).  Confidentiality of the trainee concerned must be protected. Also confidentiality of others involved e.g.  patients and work colleagues must be preserved.  Details of documentation may depend on the stage the problem has reached but there must be  consistency.  Principles of equality and diversity must be observed.  Do not record third party statements in the minutes.  Exclude information about aspects of the trainee’s life not directly related to his or her work even if  discussed during the course of the meeting for other reasons.  Information being presented to the Faculty Groups regarding a trainee should be recorded in a ‘standard  concern form’, completed by the Educational Supervisor and the chair of the Faculty Groups.  Record place of meeting/time/length/names of those present  Record notes promptly after any meetings/event and agree it with those present as soon as possible (within  two weeks). 
  5.   6.   7.   8.   9.  
 
 
10. Record discussions in a balanced way. The minutes should be objective and unbiased, written in an accurate  and concise style. Once written, they should be checked   for accuracy and   distributed to the members as  soon as possible. The minutes of trainee in difficulty should be recorded in bullet points as follows:  a. Issues raised  b. Conclusions  c. Action points and time lines  d. Review date    11. At the end of formal the LFG meetings confidential information sheets should be returned the responsible  officer to be shredded in line with local Trust policy.    12. In recording, keep to facts only not suppositions/hypotheses discussed during meetings.    13. Minutes of notes will need to be retained for 7 years. At the end of a case file being closed, agree final notes  with trainee/trainees representative if available.    14. The sharing of information recorded must be with permission of the LFG Chair and is in keeping with other  guidance regarding this. E‐mailing notes to a third party by members for any other purpose should be  avoided.   
A practical approach to record keeping 
• The Chair of the LFG/DME may choose to refer to the individual trainee in the minute  through a coding process and they will be responsible to keep the key to coding confidential.   The trainee in the note might be referred to as follows: Trust code/numerical number/the year.   For example John Smith is the first trainee who has been discussed in the faculty that year.   The minutes will show the Trust code/1/08.    • The minutes will refer to all factual issues raised. For example, not taking part in   DoP’s assessments.    • The conclusion of the LFG. For example, a formal letter to trainee giving them reasonable times  scale to complete the assessment. Or refer to the school board.    • The review period to indicate when and what the LFG will review in the case of the 3456/1/08. 
                       
 
List of Abbreviations and References 
AAR – Annual Audit and Review  APEL – Accreditation of Prior Experience and Learning  ARCP – Annual Review of Competence Progression  CCT – Certificate of Completion of Training  CEO – Chief Executive Officer  CQC – Care Quality Commission  STEAG – Core Specialty Schools Advisory Group  DH – Department of Health  DME – Director of Medical Education  DPA – Data Protection Act  EWTR – European Working Time Regulations  FACD – Foundation Achievement of Competency Document  FTPD – Foundation Training Programme Director  GEAR – Graduate Education Assessment Regulations (GEAR)  GMC – General Medical Council  GP – General Practice  HR – Human Resources  ISO – International Organisation for Standardization  IT – Information Technology  KSS – Kent, Surrey and Sussex  LAB – Local Academic Board  LEP – Local Education Provider     
  GEAR: Graduate Education and Assessment Regulations ‐ Gearing up for Patient Safety 
LFG – Local Faculty Group  LSC – Learning and Skills Council  LTFT – Less Than Full Time  MEM – Medical Education Manager  MMC – Modernising Medical Careers  NHS – National Health Service  NHSLA – NHS Litigation Authority  OPD – Out Patients Department  PA – Professional Activities  PGME – Postgraduate Medical Education and Training  PMETB – Postgraduate Medical Education and Training Board  QAA – Quality Assurance Agency  QESP – Qualified Educational Supervisor Programme  QMS – Quality Management System  RITA – Record of In‐Training Assessment  SEC – South East Coast   SFT – Standards for Trainers  SHA – Strategic Health Authority  SPA – Supporting Professional Activities  STC – Specialty Training Committee  STFS – South Thames Foundation School  TiD – Trainees in Difficulty  WBLA – Workplace Based Learning Assessments     
 
References 
   
Fish, D, et al, Gear Evaluation Report, 2009      Healthcare Commission Annual Health Check (the Care Quality Commission Annual Health Check since April 2009),  publish annually since 2005  http://www.cqc.org.uk/guidanceforprofessionals/healthcare/nhsstaff/annualhealthcheck2008/09/annualhealthchec ktimetable.cfm      MMC, The Gold Guide: A Reference Guide for Postgraduate Specialty Training in the UK, Second Edition, June 2008  http://www.mmc.nhs.uk/pdf/Gold%20Guide%202008%20‐%20FINAL.pdf      NHS Litigation Authority, NHSLA Risk Management Standards for Acute Trusts Primary Care Trusts and Independent  Sector Providers of NHS Care, Version 1, September 2006, Version 2 February 2009  http://www.nhsla.com/NR/rdonlyres/6201F9A1‐C943‐4348‐A902‐ 7F5FF66FAAD6/0/AcuteNHSLARiskManagementStandardsFinalV630109.doc      PMETB, Generic Standards for Training, Revised July 2008  http://www.pmetb.org.uk/fileadmin/user/Standards_Requirements/PMETB_Gst_July2008_Final.pdf      PMETB, Quality Assurance of Foundation Programme (QAFP) Overview report, December 2008  http://www.pmetb.org.uk/fileadmin/user/QA/QAFP/QAFP_Overview_report_Dec_2008.pdf      PMETB,  Standards for curricula and assessment systems, July 2008  http://www.pmetb.org.uk/fileadmin/user/Standards_Requirements/PMETB_Scas_July2008_Final.pdf,       PMETB, The State of Postgraduate Medical Education and Training: a changing landscape, 2008  http://www.pmetb.org.uk/fileadmin/user/Communications/Publications/State_of_PMET_20081117.pdf   
   
 
                                 
Graduate Education and Assessment Regulations (GEAR)   ©KSS Deanery 2009  ISBN 978-0- 9556014-1-5